Kvikguide til totrinsprocedurer for offentlige indkøb — trin 2

(begrænsede udbud, udbud med forhandling på konkurrencevilkår, konkurrenceprægede dialoger, innovationspartnerskaber og projektkonkurrencer)

De hurtige vejledninger er blevet revideret, så de omfatter de seneste funktioner og funktioner i arbejdsgangen. Denne ajourførte udgave er i øjeblikket kun tilgængelig på engelsk. Der vil snart foreligge oversættelser til alle EU-sprog.

Sådan kommer du i gang

Denne kvikguide gælder kun for andet trin i totrinsprocedurerne. På dette trin er det kun de indbudte ansøgere, der har bestået udelukkelses- og udvælgelseskriterierne på første trin, der kan indsende bud. Kvikguiden til første trin i totrinsprocedurerne samt guides til andre udbudsprocedurer findes på wikien for offentlige e-indkøb på Funding & Tenders-portalen.

Som økonomisk aktør kan du:

• registrere dit svar på en procedure iværksat af en EU-institution, et EU-organ eller et EU-agentur

• indsende bud på sikker vis

• se eller arbejde videre på et gemt udkast

• slette et udkast til bud

• modtage bevis for indgivelse (Submission Receipt)

• trække et indgivet bud tilbage, inden fristen for indgivelse er udløbet

• modtage bevis for tilbagetrækning (Withdrawal Receipt).

Husk at læse systemkravene.

Disse kan ses på eSubmission-applikationens forside og sektionen for bilag på siden Kontrahenter.

Sådan får du teknisk hjælp

Hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte vores supportteam mellem 08:00 og 20:00 CET/CEST (lokal tid i Bruxelles).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Supportteamet kan kun kontaktes på engelsk.

Sådan administrerer du opfordringer og bud i Funding & Tenders-portalen

Funding & Tenders-portalen er det fælles kontaktpunkt (fælles område for udveksling af elektroniske data) for både deltagerne og eksperterne i de finansieringsprogrammer og udbud, der forvaltes af Europa-Kommissionen og andre EU-institutioner, -organer eller -agenturer.

Hvis din anmodning om deltagelse er blevet godkendt i første trin i udbuddet, modtager du en meddelelse fra F&T-portalen med en opfordring til at deltage i næste trin i udbuddet.

Meddelelsen sendes til:

• e-mailadressen på den kontaktperson, der er angivet i anmodningen om deltagelse (primær koordinator (PCoCo))
• den e-mailadresse (hvis den er forskellig), der er knyttet til den EU Login-konto, som blev anvendt til at indsende anmodningen om deltagelse (koordinator (CoCo)
• e-mailadressen på enhver anden koordinator (CoCo), der er tilføjet ved hjælp af knappen "Manage roles" i indgivelsen af anmodningen om deltagelse.

For at komme til dit private område på Funding & Tenders-portalen skal du autentificere dig selv ved at bruge Login -knappen øverst til højre på Funding & Tenders-portalens hjemmeside (indtast dit brugernavn og adgangskode til EU Login).

Fra dit private område på Funding & Tenders-portalen kan du:

• se dine opfordringer til at afgive bud
• bekræfte modtagelsen af en opfordring
• se udbudsdokumenter med begrænset adgang 
• se spørgsmål og svar med begrænset adgang 
• oprette og indsende spørgsmål til trin 2 i udbuddet 
• starte nye bud som svar på en opfordring
• se, redigere eller slette udkast til bud
• trække afgivne bud tilbage
• se dine Submission/Withdrawal Receipts (bekræftelser på indgivelse eller tilbagetrækning af bud)
• administrere roller.

Se opfordring(er)

I navigationsmenuen til venstre finder PCoCo/CoCo opfordringen/opfordringerne til trin 2 under sektionen My Invitation(s). Der findes et søgefelt til højre ovenover listen med opfordringer. 

Klik på "See details" for at:

• Se detaljerne om udbuddet.
  I sektionen med generelle oplysninger kan du se oplysningerne om udbuddet.

• Få adgang til udbudsdokumenter med begrænset adgang .

I sektionen Restricted documents kan de indbudte ansøgere se dokumenterne til trin 2 i udbuddet. Hvis den ordregivende myndighed har offentliggjort en ny version af dokumentet, kan du få vist alle versioner af dokumentet. Den seneste version er tilgængelig på skærmen. For at se en ældre version kan du klikke på rullemenuen og vælge den version, du vil se.

Hvis dokumentet er tilgængeligt på et andet sprog, vil du også kunne se det oversatte dokument.

•   Få adgang til spørgsmål og svar med begrænset adgang

I denne sektion kan du stille et spørgsmål vedrørende trin 2 i udbuddet. Hvis den ordregivende myndighed besvarer spørgsmålet privat, kan svaret ses i sektionen "My Q&A". 
Hvis svaret gives til alle de ansøgere, der er indbudt til trin 2, vil det kunne ses i sektionen "Restricted Q&A.

For yderligere oplysninger henvises til "How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal".

Sektionen "My Invitation(s)"

For hver opfordring kan PCoCo/CoCo se udbuddets referencenummer, opfordringens status (modtaget, bekræftet), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel, udbuddets type og trinnet.

I Action-menuen under opfordringer/ bud kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af opfordringens/buddets status.

For opfordringer, der har status som Received: 

• Acknowledge Receipt (bekræft modtagelse): klik her for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen til at indsende bud.
• Manage Roles (administrer roller):  Du vil nu kunne se og administrere adgangsrettighederne til dine opfordringer, dvs. give eller fratage personer muligheden for at foretage de handlinger, der er beskrevet i dette afsnit, på dine opfordringer.

For opfordringer, der har status som Acknowledged:

• Start New Submission (opret nyt bud): klik for at indsende et nyt bud.
• Manage Roles (administrer roller):  Du vil nu kunne se og administrere adgangsrettighederne til dine opfordringer, dvs. give eller fratage personer muligheden for at foretage de handlinger, der er beskrevet i dette afsnit, på dine opfordringer.

Du kan se og administrere bud i forbindelse med en given opfordring via Submission(s)-linket. 
I Action-menuen, der kan ses til højre for hvert enkelt bud (medmindre buddet er blevet slettet), kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af buddets status.

For bud, der har status som Draft:

• • • Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
    • View (se):  eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
    • Delete (slet):  udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders-portalen.

For bud eller anmodninger, der har status som Submitted:

• • • View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): bekræftelsen på, at buddet er modtaget, vises.
    • Withdraw (træk buddet tilbage — kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet):  du skal først indtaste begrundelsen til tilbagetrækningen i eSubmission og derefter bekræfte, at du vil trække buddet tilbage, ved at klikke på knappen "Withdraw". Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som Withdrawn:

• • • View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): bekræftelsen på, at buddet er trukket tilbage, vises.

For bud, der har status som Deleted :
Action-menuen er ikke tilgængelig for bud med status som Deleted. Når et udkast til bud er blevet slettet. kan budgiveren ikke hente det igen. 

Sådan udarbejder du dit bud i eSubmission 

For at kunne afgive bud skal PCoCo/CoCo først bekræfte modtagelsen af opfordringen til at indsende bud:

• Find det relevante udbud i My Invitations på Funding & Tenders-portalen.

• Klik på Acknowledge Receipt i udbuddets "Action"-menu for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen. Opfordringens status ændres nu til Acknowledged (modtagelse bekræftet).
  
  

Når PCoCo/CoCo har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil der være en automatisk videreførelse til eSubmission, hvor du kan oprette dit bud ved at klikke på Nyt bud.    

Hvis du hellere vil oprette dit bud senere:

• Log ind på Funding & Tenders-portalen med EU Login-kontoen for enten den person, der er angivet som kontaktperson (PCoCo) for anmodningen om deltagelse, eller, hvis det er en anden, den person, hvis EU Login-konto blev brugt til at indsende buddet (CoCo), eller enhver anden PCoCo/CoCo, der er autoriseret via "Manage roles"-funktionen på Funding & Tenders-portalen ( for yderligere oplysninger, se sektionen Sådan administrerer du roller i Funding & Tenders-portalen i denne guide ). Manage roles in Funding & Tenders portal  

• Gå til My Invitations og find udbuddet.

• Klik på Start new submission i udbuddets Action-menu. Du vil derefter blive videreført til eSubmission.
  

I eSubmission kan du klikke på Nyt bud for at oprette et nyt bud eller på Gå videre med udkastet for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. Du kan også gå videre med dit udkast fra Funding & Tenders-portalen (se yderligere oplysninger i afsnittet Sådan administrerer du bud i Funding & Tenders-portalen i denne vejledning).

Navigering i eSubmission

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på.

Du kan til enhver tid under indgivelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på dokumenter vedr. buddet i venstre side af skærmen.

Kontrahenter

På dette trin kan kun sektionen Kontaktperson redigeres.

Den bruger, der opretter buddet i eSubmission, kan angive sig selv som kontaktperson (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person. Hvis sidstnævnte ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet.

Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator ("Primary Coordinator Contact" eller PCoCo ) på Funding & Tenders-portalen. Hvis buddet indsendes af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som koordinator ("Coordinator Contact" eller CoCo ). 

Klik på Næste for at gå videre til næste trin.

Buddata

I denne sektion skal du angive beløbet i dit bud ( kun i tilfælde hvor tildelingen afhænger af de laveste omkostninger eller den laveste pris – husk at bruge samme format som eksemplet på skærmen) og/eller angive, om dit bud opfylder mindstekravene i udbudsdokumenterne.

Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.

Når du har klikket på knappen Gem, kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud. 

Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet eller anmodningen er fuldstændig, skal du klikke på knappen Næste. Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

Budrapport

Budrapporten genereres af systemet og indsendes sammen med buddet. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indsendes sammen med buddet.

eSubmission genererer budrapporten automatisk og indsender rapporten sammen med buddet. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har set indsendelsesrapporten, og hvis du mener, at ansøgningen er færdig og klar til indsendelse, skal du klikke på knappen Næste for at fortsætte.

Indsend dit bud

Klik på Indsend bud, når du er klar til at indsende dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

Klik på Ja for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere være i stand til at ændre buddet.

Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet.

Der sendes en meddelelse pr. e-mail til den adresse, som er knyttet til EU Login-kontoen for den primære koordinator ( PCoCo ) og alle de koordinatorer ( CoCo ), der er angivet for buddet. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders-portalen, hvor du kan se bekræftelsen på modtagelsen af buddet. 

Sådan administrerer du roller i Funding & Tenders-portalen

Den kontaktperson, der er angivet i anmodningen om deltagelse (trin 1) i eSubmission får rollen som primær koordinator ("primary coordinator contact" eller PCoCo) for opfordringen på Funding & Tenders-portalen. Den bruger, der indgiver anmodningen (hvis forskellig fra kontaktpersonen i anmodningen) får rollen som koordinator ("coordinator contact" eller CoCo) for indgivelse af anmodningen og opfordringen, medmindre rollen i forbindelse med indgivelsen af anmodningen i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af anmodningerne og modtagelsen af invitationen til trin 2 er blevet fjernet.

På tilsvarende vis får den kontaktperson, der er angivet i buddet (trin 2) i eSubmission, rollen som primær koordinator (PCoCo) for indgivelsen af buddet . PCoCo for opfordringen og den bruger, der indgiver buddet, hvis denne er forskellig fra kontaktpersonen i buddet, får rollen koordinator (CoCo) for indgivelsen af buddet.

Yderligere koordinatorer (CoCo) for indgivelse af anmodningen, opfordringen og indgivelse af buddet kan tilføjes eller fjernes via knappen Manage roles (se nedenfor).

Bemærk venligst, at der kun kan være én PCoCo pr. opfordring eller indgivelse.

PCoCo for indgivelse af anmodningen (trin 1) eller indgivelse af buddet (trin 2) kan ikke erstattes eller fjernes.

PCoCo for en opfordring kan kun erstattes (ikke fjernes) af følgende personer:

•     LEAR/kontoadministrator (hvis du er udpeget for din organisation, se her)
•     den nuværende PCoCo (efter udskiftningen kan denne PCoCo ikke længere tilgå opfordringen) enhver anden CoCo for opfordringen.
  
•    

For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med en indsendelse eller opfordring, skal du følge nedenstående trin:

1	I Action-rullemenuen i højre side af indsendelsen eller opfordringen kan du klikke på Manage Roles.
2	Klik på knappen Edit Roles.
3	Klik på knappen Add Roles for at ændre PCoCo for opfordringen eller tilføje en ekstra CoCo til indgivelsen eller opfordringen.
4	Tilføj detaljer om den person, der erstatter den nuværende PCoCo, eller som tilføjes som ekstra CoCo, og klik på Save-knappen.  Hvis PCoCo for en opfordring erstattes, modtager den person, der udpeger den nye PCoCo, en bekræftelsesmeddelelse efter at have klikket på Save-knappen.  Når der udpeges en ny PCoCo til en opfordring, bliver den tidligere PCoCo's rolle og rettigheder ophævet (den tidligere PCoCo mister adgang) og straks tildelt den nye PCoCo. F&T-portalen sender automatiske meddelelser til den nye PCoCo, den tidligere PCoCo og alle CoCo'er for den opfordring, hvis PCoCo er blevet erstattet.
5	For at slette en CoCo skal du klikke på slet-ikonet ved vedkommendes navn. PCoCo for en opfordring kan ikke blive slettet, men kan kun erstattes.

Efterfølgende runder i udbud med forhandling på konkurrencevilkår og innovationspartnerskaber

Denne sektion anvendes kun på udbud med forhandling på konkurrencevilkår og innovationspartnerskaber med mere end én forhandlingsrunde i trin to.

Hvis den ordregivende myndighed beslutter at opfordre dig til at afgive et revideret bud via eSubmission, modtager PCoCo/CoCo en meddelelse fra Funding & Tenders-portalen.

For at kunne afgive et revideret bud skal PCoCo/CoCo bekræfte modtagelsen af opfordringen. Når PCoCo/CoCo har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil der være en automatisk videreførelse til eSubmission, hvor det reviderede bud kan indsendes ved at klikke på Nyt bud. Læs mere om, hvordan man indgiver et revideret bud i den eller de efterfølgende runde(r) i Kvikguide til udbud med forhandling – Runde 2 /efterfølgende runde(r) . 

Sådan administrerer du meddelelser i Funding & Tenders-portalen

"My notifications" (Mine meddelelser)

PCoCo/CoCo kan få adgang til denne side ved at klikke på klokkeikonet øverst til højre på skærmen, efter vedkommende er logget ind på Funding & Tenders-portalen.

På denne side kan PCoCo/CoCo finde følgende formelle meddelelser:

• Bekræftelser på modtagelse af bud (bevis på, at et bud er blevet indsendt)
• Bekræftelser på tilbagetrækning af bud (bevis på, at et bud er blevet trukket tilbage)

I fanen Preferences under Manage all notifications (i bunden af listen over meddelelser) kan PCoCo/CoCo vælge frekvensen af meddelelser pr. e-mail fra Funding & Tenders Portal. Uanset hvad du vælger, vil du altid kunne se dine meddelelser under My Notifications.

"My Formal Notification(s)" (Mine formelle meddelelser)

Denne sektion, som findes under Manage My Area til venstre, anvendes i øjeblikket ikke i forbindelse med udbudsprocedurer.