Kaheetapiliste hankemenetluste lühijuhend – 2. etapp

(piiratud hankemenetlus, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus, võistlev dialoog, innovatsioonipartnerlus ja ideekonkurss)

Kiirjuhised on läbi vaadatud, et lisada töövoo uusimad funktsioonid ja funktsioonid. Ajakohastatud versioon on praegu kättesaadav ainult inglise keeles. Peagi on kättesaadavad tõlked kõikidesse ELi keeltesse.

Millest alustada?

Käesolev lühijuhend käsitleb ainult kaheetapilise menetluse teist etappi. Selles etapis võivad pakkumuse esitada ainult kutsutud kandidaadid, kes läbisid esimeses etapis menetlusest kõrvalejätmise ja valikukriteeriumidele vastavuse sõela. Kaheetapiliste menetluste esimese etapi lühijuhendit ning muude hankemenetluste juhendeid saab vaadata rahastamis- ja hankeportaali (Funding & Tenders Portal) e-hangete vikis.

Ettevõtjana saate:

• esitada oma vastuse ELi institutsiooni, organi või asutuse algatatud menetlusele;

• esitada oma pakkumuse turvalisel viisil;

• vaadata või muuta salvestatud pooleliolevat pakkumust;

• kustutada poolelioleva pakkumuse;

• saada tõendi pakkumuse esitamise kohta (Submission Receipt);

• võtta esitatud pakkumuse enne pakkumuse laekumise tähtpäeva tagasi;

• saada tõendi pakkumuse tagasivõtmise kohta (Withdrawal Receipt).

Tutvuge kindlasti süsteeminõuetega.

Need on kättesaadavad rakenduse eSubmission esilehel ja lehe „Parties“ (Osalised) manuste jaos.

Kust saada tehnilist abi?

Kui vajate abi, võtke ühendust meie kasutajatoega kl 8.00 kuni 20.00 Kesk-Euroopa aja / Kesk-Euroopa suveaja (Brüsseli aja) järgi

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

 Kasutajatugi on ainult ingliskeelne.

Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis (Funding & Tenders Portal) esitatavaid kutseid ja pakkumusi hallata?

Rahastamis- ja hankeportaal (Funding & Tenders Portal) on ühtne sisenemispunkt (ühtne elektroonilise andmevahetuse koht) Euroopa Komisjoni ja teiste ELi institutsioonide, organite ja asutuste hallatavates rahastamisprogrammides ja hangetes osalejate ja ekspertide jaoks.

Kui teie osalemistaotlus on edukalt läbinud hankemenetluse esimese etapi, saate rahastamis- ja hankeportaalist teate, millega teid kutsutakse osalema menetluse järgmises etapis.

Teade saadetakse:

• osalemistaotluses märgitud kontaktisiku e-posti aadressile (peamine koordineeriv kontaktisik);
• osalemistaotluse esitamiseks kasutatud EU Logini kontoga seotud e-posti aadressile (kui see on eelmisest erinev) (koordineeriv kontaktisik);
• teiste selliste koordineerivate kontaktisikute e-posti aadressidele, kes lisati, kasutades osalemistaotluse esitamisel nuppu „Halda rolle“.

Rahastamis- ja hankeportaali eraväljale sisenemiseks peate end autentima, kasutades rahastamis- ja hankeportaali nuppu „Sign in“ (Logi sisse), mis asub avalehe paremas ülaservas (sisestage oma EU Logini kasutajatunnus ja salasõna).

Rahastamis- ja hankeportaali eraväljal saate:

• vaadata oma pakkumiskutseid;
• kinnitada kutse kättesaamist;
• tutvuda piiratud juurdepääsuga hankedokumentidega; 
• Piiratud juurdepääsuga küsimused ja vastused 
• koostada ja esitada küsimusi menetluse 2. etapi kohta; 
• kutsele vastamiseks alustada uut pakkumust;
• vaadata, redigeerida või kustutada pooleliolevaid avaldusi (pakkumusi);
• esitatud pakkumusi tagasi võtta;
• vaadata esitamise/tagasivõtmise kinnitusi (Submission/Withdrawal Receipt, mis tõendab pakkumuse esitamist/tagasivõtmist);
• hallata rolle.

Kutsete vaatamine

Vasakul asuvast navigeerimismenüüst leiab peamine koordineeriv kontaktisik/koordineeriv kontaktisik 2. etapis osalemise kutse(d) jaotises „My Invitation(s)“ (Minu kutse(d)). Kutsete nimekirja kohal paremal asub ka otsinguväli.

Kui klõpsate lingil „See details“ (Vaata üksikasju), saate teha järgmisi toiminguid.

• Tutvuda hankemenetluse üksikasjadega.
  Menetlusega seotud teavet saate vaadata jaotises „General information“ (Üldteave).

• Tutvuda piiratud juurdepääsuga hankedokumentidega . .

Jaotises „Restricted documents“ (Piiratud juurdepääsuga dokumendid) saavad kutsutud kandidaadid vaadata menetluse 2. etapi dokumente. Kui hankija on avaldanud dokumendi uue versiooni, saate vaadata kõiki dokumendi versioone. Viimane versioon on nähtav ekraanil. Vanema versiooni vaatamiseks klõpsake rippmenüül ja valige soovitud versioon.

Kui dokument on ka mõnes muus keeles, saate vaadata dokumendi tõlget.

•   Ligipääs piiratud juurdepääsuga küsimustele ja vastustele.

Selles jaotises saate esitada küsimusi menetluse 2. etapi kohta. Kui hankija annab vastuse eraviisiliselt, kuvatakse see jaotises „My Q&A“ (Minu küsimused ja vastused). 
Kui vastus antakse kõigile 2. etapis osalema kutsutud kandidaatidele, kuvatakse see jaotises „Restricted Q&A“ (Piiratud juurdepääsuga küsimused ja vastused).

Lisateabe saamiseks vt „Kuidas koostada ja esitada küsimusi rahastamis- ja hankeportaalis?“.

Jaotis „My Invitation(s)“ (Minu kutsed)

Peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik saab iga kutse juures vaadata hanke viitenumbrit, staatust (kätte saadud, kinnitatud), tähtaega, osa numbrit (kui see on asjakohane), hankemenetluse pealkirja, liiki ja etappi.

Kutse/pakkumuse juures olev menüü „Action“ (Tegevus) võimaldab peamisel koordineerival kontaktisikul / koordineerival kontaktisikul teha erinevaid toiminguid sõltuvalt kutse/pakkumuse staatusest.

Kätte saadud kutsed (staatus „Received“): 

• Acknowledge Receipt (Kinnita kättesaamist): klõpsake siin, et kinnitada pakkumuse esitamise kutse kättesaamist.
• Manage Roles (Halda rolle):  teil on võimalik vaadata oma kutsetele juurdepääsu ja seda hallata (lisada/eemaldada isikuid, kellel on õigus teha teie kutsetega siin kirjeldatud toiminguid).

Kinnitatud kutsed (staatus „Acknowledged“):

• Start New Submission (Alusta uut pakkumust): klõpsake siin, et esitada uus pakkumus.
• Manage Roles (Halda rolle):  teil on võimalik vaadata oma kutsetele juurdepääsu ja seda hallata (lisada/eemaldada isikuid, kellel on õigus teha teie kutsetega siin kirjeldatud toiminguid).

Et vaadata ja hallata konkreetsele kutsele vastuseks esitatavaid pakkumusi, klõpsake esitatavate pakkumuste lingil „Submission(s)“. 
Iga pakkumuse juures paremal asuv menüü „Action“ (Tegevus) võimaldab peamisel koordineerival kontaktisikul / koordineerival kontaktisikul teha olenevalt pakkumuse staatusest eri toiminguid (välja arvatud juhul, kui pakkumus on kustutatud).

Pooliolevate pakkumuste puhul (staatus „Draft“):

• • • Edit (Redigeeri): eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Saate nüüd rakenduses eSubmission oma pakkumust redigeerida.
    • View (Vaata):  eSubmission avaneb viimasel lehel, kus te enne rakendusest lahkumist olite. Esitatavat pakkumust ei ole võimalik redigeerida, sest see on avatud kirjutuskaitstuna. 
    • Delete (Kustuta):  pooleliolev pakkumus kustutatakse rahastamis- ja hankeportaalist.

Esitatud pakkumuste puhul (staatus „Submitted“):

• • • View Receipt (Vaata kinnitust): kuvatakse esitamise kinnitus.
    • Withdraw (Võta tagasi) (võimalik ainult enne esitamise tähtaega):  nimetage põhjus, miks te soovite esitatud pakkumuse tagasi võtta, ja klõpsake kinnitamiseks nuppu „Withdraw“ (Võta tagasi). Kui olete esitatud pakkumuse tagasi võtnud, ei saa te seda enam vaadata, redigeerida ega esitada.

Tagasivõetud pakkumuste puhul (staatus „Withdrawn“):

• • • View Withdrawal Receipt (Vaata tagasivõtmise kinnitust): kuvatakse tagasivõtmise kinnitus.

Kustutatud pakkumuste puhul (staatus „Deleted“):
staatusega „Deleted“ (Kustutatud) pakkumuste puhul ei ole menüü „Action“ (Tegevus) kättesaadav. Kui pooleliolev pakkumus on kustutatud, ei saa pakkuja seda enam taastada. 

Kuidas koostada rakenduses eSubmission pakkumust? 

Pakkumuse esitamiseks peab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik kõigepealt kinnitama, et on pakkumiskutse kätte saanud:

• Leidke hankemenetlus rahastamis- ja hankeportaali jaotises „My Invitations“ (Minu kutsed). My Invitation(s) section

• Klõpsake hankemenetluse menüüs „Action“ (Tegevus) „Acknowledge Receipt“ (Kinnita kättesaamist), et kinnitada kutse kättesaamist. Kutse staatuseks saab „Acknowledged“ (Kinnitatud).
  
  

Pärast seda, kui peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik on kutse kättesaamise kinnitanud, suunatakse ta automaatselt rakendusse eSubmission, kus ta saab alustada pakkumuse esitamist, klõpsates nupul „New submission“ (Uus pakkumus).  

Kui soovite esitada oma pakkumuse hiljem:

• logige rahastamis- ja hankeportaali sisse osalemistaotluses kontaktisikuna märgitud isiku (peamine koordineeriv kontaktisik) või osalemistaotluse esitanud isiku (kui tegemist ei ole sama isikuga) (koordineeriv kontaktisik) või rahastamis- ja hankeportaali funktsiooni „Manage roles“ (Halda rolle) kaudu volitatud muu peamise koordineeriva kontaktisiku / koordineeriva kontaktisiku EU Logini kontoga (lisateavet vt käesoleva juhendi punktist „Kuidas hallata rolle rahastamis- ja hankeportaalis?“). Manage roles in Funding & Tenders portal 

• Valige My Invitations (Minu kutsed) ja otsige üles õige hankemenetlus; #My Invitation(s) section

• hankemenetluse menüüs „Action“ (Tegevus) klõpsake „Start new submission“ (Alusta uut pakkumust). Seejärel suunatakse teid edasi rakendusse eSubmission.
  

Rakenduses eSubmission klõpsake uue pakkumuse alustamiseks nupul „New submission“ (Uus pakkumus) või varem alustatud poolelioleva pakkumusega jätkamiseks „Resume draft“ (Jätka poolelioleva pakkumusega). Poolelioleva pakkumusega võite jätkata ka rahastamis- ja hankeportaalis (lisateavet vt käesoleva juhendi punktist „Kuidas rahastamis- ja hankeportaalis esitatavaid avaldusi hallata?“). Manage submissions in Funding & Tenders portal 

Kuidas rakenduses eSubmission navigeerida?

Pakkumust koostama asudes näete ekraani ülaosas olekuriba, mis näitab kõiki etappe, mille peate läbima enne pakkumuse esitamist. Ühtlasi näete, millises etapis parajasti olete.

Pakkumuse esitamise protsessis võite igal ajal kontrollida, millised dokumendid on üles laaditud – selleks klõpsake ekraani vasakpoolsel nupul „Submission documents“ (Pakkumuse dokumendid).

Osalised

Selles etapis saab redigeerida ainult jaotist „Contact Person“ (Kontaktisik).

Pakkumuse esitamise algatanud isik saab märkida kontaktisikuna enda (nime väli on juba eeltäidetud) või teise isiku. Kui sellel isikul ei ole EU Logini kontot, siis luuakse selle isiku e-posti aadressi põhjal automaatselt ajutine EU Logini konto ja isikut kutsutakse e-posti teel ennast EU Loginis registreerima. Kutse on automaatne süsteemiteade, milles ei osutata hankemenetlusele.

Kontaktisikust saab rahastamis- ja hankeportaalis peamine koordineeriv kontaktisik ning pakkumuse esitanud kasutajast (kui ta ei ole kontaktisik) koordineeriv kontaktisik. 

Jätkamiseks klõpsake nupul „Next“ (Edasi).

Pakkumuse andmed

Selles jaotises peate sisestama oma pakkumuse summa (ainult väikseima maksumuse või väikseima hinnaga lepingu sõlmimise meetodi korral) (kasutage kindlasti sama vormingut nagu ekraanil esitatud näites) ja/või kinnitama, kas teie pakkumus vastab hankedokumentides sätestatud miinimumnõuetele või mitte.

Kui kinnitate, et teie pakkumus miinimumnõuetele ei vasta, siis palutakse teil seda selgitada selleks mõeldud tekstikastis. Nõuetele vastavuse või mittevastavuse kinnitus ning mittevastavuse kohta lisatud selgitus kajastub esitamise aruandes.

Pärast nupul „Save“ (Salvesta) klõpsamist saate üles laadida finantspakkumuse, ja kui hankija seda hanketingimustes nõuab, ka pakkumuse tehnilise osa. Te võite pakkumuse tehnilise või finantsosana üles laadida rohkem kui ühe faili. 

Kui olete veendunud, et pakkumuse andmed on õiged ja esitatav pakkumus on täielik, klõpsake nupul „Next“ (Edasi). Nupp on aktiivne ainult siis, kui kõik kohustuslikud andmed ja dokumendid on esitatud.

Esitamise aruanne

Esitamise aruande koostab süsteem ja see on pakkumuse osa. Aruandes on loetletud pakkumusega esitatavad dokumendid.

Rakendus eSubmission koostab esitamise aruande automaatselt ja lisab selle teie pakkumusele. Saate (enne pakkumuse esitamist) aruannet ekraanil vaadata või selle oma tarbeks alla laadida. Te ei pea aruannet allkirjastama ega allkirjastatud aruannet rakendusse eSubmission üles laadima.

Kui olete esitamise aruande üle vaadanud ja teie hinnangul on teie pakkumus terviklik ja esitamiseks valmis, siis klõpsake jätkamiseks nupul „Next“ (Edasi).

Pakkumuse esitamine

Kui olete valmis oma pakkumust esitama, klõpsake nupul „Submit“ (Esita). Süsteem näitab kinnitusteadet.

Klõpsake kinnitamiseks nupul „Yes“ (Jah). Seejärel ei saa te enam seda pakkumust muuta.

Pange tähele, et süsteem ei võimalda pakkumust esitada, kui selle esitamise tähtpäev on möödunud.

E-kirjaga saadetakse teade peamise koordineeriva kontaktisiku EU Logini kontoga seotud e-posti aadressile, samuti kõigile pakkumuses märgitud koordineerivatele kontaktisikutele. Selles e-kirjas saadetakse rahastamis- ja hankeportaali link, mille kaudu leiate esitamise kinnituse (Submission Receipt). 

Kuidas hallata rolle rahastamis- ja hankeportaalis?

Rakenduses eSubmission esitatud osalemistaotluses (1. etapp) kontaktisikuks märgitud isikust saab rahastamis- ja hankeportaalis kutsega seotud peamine koordineeriv kontaktisik. Taotluse esitanud kasutajast (kui ta ei ole taotluses märgitud kontaktisik) saab taotluse esitamisega ja kutsega seotud koordineeriv kontaktisik, välja arvatud juhul, kui taotluse esitamisega seotud peamine koordineeriv kontaktisik / teine koordineeriv kontaktisik ei ole seda rolli eemaldanud ajavahemikul taotluse avamisest hankija poolt kuni 2. etapis osalemise kutse saamiseni.

Rakenduses eSubmission esitatud pakkumuses (2. etapp) kontaktisikuks märgitud isikust saab pakkumuse esitamisega seotud peamine koordineeriv kontaktisik. Kutses märgitud peamisest koordineerivast kontaktisikust ja pakkumuse esitanud kasutajast (kui nad ei ole pakkumuses märgitud kontaktisikud) saavad pakkumuse esitamisega seotud koordineerivad kontaktisikud.

Taotluse esitamisega, kutsega ja pakkumuse esitamisega seotud täiendava(id) koordineeriva(id) kontaktisiku(id) saab lisada või eemaldada, klõpsates nupul „Manage Roles“ (Halda rolle) (vt allpool).

Juhime tähelepanu sellele, et kutse või pakkumuse kohta võib olla ainult üks peamine koordineeriv kontaktisik.

Taotluse (1. etapp) või pakkumuse (2. etapp) esitamisega seotud peamist koordineerivat kontaktisikut ei saa asendada ega eemaldada.

Kutsega seotud peamise koordineeriva kontaktisiku saavad asendada (mitte eemaldada) üksnes järgmised isikud:

•     juriidilise isiku määratud esindaja / konto haldaja (kui nad on teie organisatsiooni jaoks määratud, vt siin);
•     praegu peamise koordineeriva kontaktisiku rolli täitev isik (pärast asendamist ei ole tal kutsele enam juurdepääsu);
  
•     ükskõik milline kutses märgitud koordineeriv kontaktisik.

Esitamisega või kutsega seotud rollide lisamiseks või eemaldamiseks tehke järgmist:

1	Pakkumuse või kutse kõrval paremal pool asuvas rippmenüüs „Action“ (Tegevus) valige „Manage roles“ (Halda rolle).
2	Klõpsake nupul „Edit Roles“ (Redigeeri rolle).
3	Kutsega seotud peamise koordineeriva kontaktisiku muutmiseks või pakkumuse esitamise või kutsega seotud täiendava koordineeriva kontaktisiku lisamiseks klõpsake nupul „Add Roles“ (Lisa rollid).
4	Lisage praegust peamist koordineerivat kontaktisikut asendava isiku või täiendava koordineeriva kontaktisikuna lisatava isiku andmed ja klõpsake nupul „Save“ (Salvesta).  Kui asendatakse kutsega seotud peamine koordineeriv kontaktisik, saab uue peamise koordineeriva kontaktisiku määranud isik pärast nupul „Save“ (Salvesta) klõpsamist kinnitusteate.  Kui määratakse uus kutsega seotud peamine koordineeriv kontaktisik, tühistatakse eelmise sellise isiku roll ja õigused (tal ei ole enam juurdepääsu) ning antakse need kohe uuele peamisele koordineerivale kontaktisikule. Rahastamis- ja hankeportaal saadab automaatsed teated uuele peamisele koordineerivale kontaktisikule, eelmisele peamisele koordineerivale kontaktisikule ja kõigile kutsega seotud koordineerivatele kontaktisikutele, kelle peamine koordineeriv kontaktisik asendati.
5	Koordineeriva kontaktisiku kustutamiseks klõpsake nime kõrval asuval kustutamise ikoonil. Kutsega seotud peamist koordineerivat kontaktisikut ei saa kustutada, vaid üksnes asendada.

Konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetluse ja innovatsioonipartnerluste järgmised voorud

Käesolevat jaotist kohaldatakse üksnes konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetluse ja innovatsioonipartnerluste suhtes, mille teises etapis on rohkem kui üks läbirääkimisvoor.

Kui hankija palub teil esitada rakenduse eSubmission kaudu muudetud pakkumuse, siis saadetakse peamisele koordineerivale kontaktisikule / koordineerivale kontaktisikule selle kohta teade rahastamis- ja hankeportaali.

Muudetud pakkumuse esitamiseks peab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik kinnitama kutse kättesaamist. Kui peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik on kutse kättesaamise kinnitanud, suunatakse ta automaatselt rakendusse eSubmission, kus ta saab alustada muudetud pakkumuse esitamist, klõpsates nupul „New submission“ (Uus pakkumus). Teavet selle kohta, kuidas esitada muudetud pakkumust järgmis(t)es vooru(de)s, tutvuge läbirääkimistega hankemenetluse lühijuhendiga – 2. voor / järgmine voor (järgmised voorud). 

Kuidas hallata teateid rahastamis- ja hankeportaalis?

Minu teated

Peamine koordineeriv kontaktisik ja koordineeriv kontaktisik saavad sellele lehele juurdepääsu, kui nad klõpsavad rahastamis- ja hankeportaali sisselogimise järel ekraani ülemises paremas servas kellukese ikoonil.

Sellelt lehelt leiab peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik järgmised teated:

• Submission Receipt (esitamise kinnitus – tõend pakkumuse esitamise kohta);
• Withdrawal Receipt (tagasivõtmise kinnitus – tõend pakkumuse tagasivõtmise kohta).

Jaotise „Manage all notifications“ (Halda kõiki teateid) vahelehe „Preferences“ (Eelistused) all (teadete loetelu lõpus) võib peamine koordineeriv kontaktisik / koordineeriv kontaktisik valida, kui sageli rahastamis- ja hankeportaal saadab e-kirja vahendusel teateid. Olenemata teie valikust, on kõik teie teated alati kättesaadavad jaotises „My notifications“ (Minu teated).

Jaotis „My Formal Notification(s)“ (Minu ametlikud teated)

Seda vasakul asuva menüü „Manage My Area“ (Minu asjad) alla kuuluvat jaotist praegu hankemenetluste puhul ei kasutata.