Gwida fil-qosor għall-proċeduri nnegozjati – Ċiklu 2 /ċikli susseggwenti

(proċeduri nnegozjati uproċedura kompetittiva bi nnegozjar mingħajr il-pubblikazzjoni)

Il-gwidi ta’ malajr ġew riveduti biex jinkludu l-aħħar karatteristiċi u funzjonalitajiet fil-fluss tax-xogħol. Din il-verżjoni aġġornata bħalissa hija disponibbli bl-Ingliż biss. It-traduzzjonijiet fil-lingwi kollha tal-UE se jkunu disponibbli dalwaqt.

Għal gwida ta’ kif tissottometti l-offerta inizjali, mur fl- ewwel ċiklu tal-proċedura.Sejħa għall-Offerti.

Il-punt tat-tluq

Dawn il-linji gwida japplikaw għal kull ċiklu sussegwenti tal-proċeduri nnegozjati u tal-proċeduri kompetittivi bi nnegozjar mingħajr pubblikazzjoni li fihom l-awtorità kontraenti tkun talbitek tissottometti offerta riveduta bl-eSubmission (innota li l-awtorità kontraenti tista’ tiddeċiedi li ma titolbokx tirrevedi l-offerta tiegħek jew li titlob li l-offerta riveduta tiegħek tiġi sottomessa barra mill-eSubmission). Għal aktar informazzjoni dwar is-sottomissjoni tal-offerti inizjali bi proċeduri nnegozjati, ara t-taqsima dwar l-ewwel ċiklu tal-proċeduri nnegozjati.

Bħala operatur ekonomiku, inti tista’:

• issawwar it-tweġiba tiegħek għal proċedura mnedija minn istituzzjoni, korp jew aġenzija tal-UE
• tippreżentaha b’mod sigur,
• tara jew tkompli timla abbozz issejvjat,
• tħassar abbozz ta’ sottomissjoni
• tirċievi konferma tas-sottomissjoni (irċevuta tas-sottomissjoni)
• tirtira sottomissjoni qabel sal-iskadenza tas-sottomissjonijiet
• tirċievi konferma li l-espressjoni ta’ interess ġiet irtirata (irċevuta tal-irtirar)

Ħu ħsieb li taqra r-Rekwiżiti tas-Sistema

Tista’ ssibhom fuq il-faċċata tal-applikazzjoni tal-eSubmission u fit-taqsima tal-hemżiet fuq il-paġna tal- Partijiet .

Kif tista’ tikseb għajnuna teknika?

Jekk teħtieġ l-għajnuna, tista’ tikkuntattja lit-tim ta’ appoġġ tagħna bejn it-08:00 u t-20:00 CET/CEST.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 It-tim ta’ appoġġ jikkomunika bl-Ingliż biss.

Jekk l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li tistiednek tissottometti offerta riveduta, se tirċievi:

• stedina bl-email, u
• notifika fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

L- istedina bl-email u n-notifika  jintbagħtu:

• fl-indirizz tal-email tal-Persuna tal-Kuntatt indikata fl-aħħar sottomissjoni tal-offerti (Primary Coordinator Contact (PCoCo));

• fl-indirizzi tal-email tal-persuni kollha kienu Coordinator Contacts (CoCo) meta ntbagħtet l-istedina, jiġifieri li jkunu kisbu r-rwol ta’ CoCo b’xi wieħed mill-modi li ġejjin u fil-frattemp ir-rwol ma jkunx tneħħa minn “Immaniġġja r-rwoli”:
  • kull Persuna tal-Kuntatt indikata fis-sottomissjonijiet tal-offerti preċedenti iżda mhux fl-aħħar waħda;
  • kull kuntatt li l-profil tal-EU Login tiegħu jkun intuża għas-sottomissjoni tal-offerta inizjali u ta’ kull offerta riveduta;
  • kull kuntatt miżjud minn “Immaniġġja r-rwoli”.

In-notifiki jistgħu jiġu aċċessati My notifications mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Ara l-istediniet

Fl-istedina bl-email se tingħata link għat-taqsima L-Istediniet Tiegħi” fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti - trid tilloggja bl-EU Login tiegħek. Jekk għad m’għandekx profil tal-EU Login, il-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti joħolqu awtomatikament għalik.   Ara l-ispjegazzjoni dettaljata hawn .

Mill-menù tan-navigazzjoni fuq ix-xellugl-istediniet se ssibhom fit-taqsima L-Istediniet Tiegħi . Fuq il-lemin, fuq il-lista tal-istediniet, hemm għodda tat-tiftix.

  L-istedina għas-sottomissjoni ta’ offerta riveduta għal xi ċiklu jew ċikli sussegwenti tkun stedina separata fit-taqsima L-istediniet Tiegħi. Mhix se tkun parti mill-istedina mibgħuta għaċ-ċiklu inizjali jew għal xi ċiklu sussegwenti (jekk ikun hemm) tal-proċedura. Din l-istedina jkollha d-dettalji u d-dokumenti tagħha stess (jekk ikun hemm) u link ġdid għal sottomissjoni fil-menù Azzjoni tal-istediniet. Id-dokumenti tal-istediniet preċedenti ma jiġux inklużi fl-istedina l-ġdida iżda xorta tista’ ssibhom fl-istediniet preċedenti.

Fit-taqsima L-istediniet Tiegħi tkun tista’ tara d-dettalji u d-dokumenti tal-istediniet.

 Mil-link “ Ara d-dettalji ” tista’: 

• tara d-dettalji tal-proċedura fit-taqsima
  Informazzjoni Ġenerali, u tista’ tara l-informazzjoni relatata mal-proċedura,

• taċċessa d-dokumenti ristretti tal-akkwist fit-taqsima
  Dokumenti Ristretti u tista’ tara tara d-dokumenti tal-proċedura. 

Jekk ikun hemm diversi verżjonijiet ta’ dokument, fuq l-iskrin tara l-aħħar verżjoni. Għall-verżjonijiet preċedenti, fittex il-verżjoni li tixtieq tara mill-menù. Tista’ wkoll tara t-traduzzjonijiet disponibbli (jekk ikun hemm).

• taċċessa t-taqsima Mistoqsijiet u Tweġibiet Ristretti. 
  Hawn tista’ tistaqsi mistoqsija dwar il-proċedura.

Jekk l-awtorità kontraenti tagħti t-tweġiba privatament, din tidher fit-taqsima Mistoqsijiet u Tweġibiet Tiegħi. Jekk it-tweġiba tingħata lill-kandidati kollha mistiedna għall-proċedura, din tidher taħt it-taqsima Mistoqsijiet u Tweġibiet Ristretti. Għal aktar informazzjoni ara Kif toħloq u tissottometti mistoqsija fil-Portal ghall-Finanzjament u għall-Offerti .

Is-sottomissjoni tista’ ssir biss mit-taqsima “L-istediniet Tiegħi”. L-offerti ma jistgħux isiru mill-paġna tad-dettalji tal-proċedura.

It-taqsima L-Istediniet Tiegħi

Għal kull stedina tista’ tara n-numru ta’ referenza tal-proċedura, l-istatus tal-istedina (riċevuta, konfermata), l-iskadenza, il-lott (jekk applikabbli), it-titlu tal-proċedura, it-tip ta’ proċedura, u l-pass.

Mill-menù Azzjoni tal-istedina/sottomissjoni, inti tista’ tagħmel azzjonijiet differenti skont l-istatus tal-istedina/sottomissjoni.

Għall-istediniet bi status Riċevuta: 

• Ikkonferma l-Wasla: ikklikkja hawn   biex tikkonferma li rċevejt l-istedina għas-sottomissjoni ta’ offerta. Din tieħdok fil-portal tal-eSubmission biex tissottometti l-offerta tiegħek.
• Immaniġġja r-Rwoli: se tkun tista’ tara u timmaniġġja l-aċċess għall-istedina tiegħek (iżżid/tneħħi l-persuni li jkunu jistgħu jaraw l-istedina u jissottomettu offerta).
• Ara d-Dettalji: hawn tista’ tara d-dettalji dwar il-proċedura (ara hawn fuq) ).

Għall-istediniet bi status Ikkonfermata: 

• Ibda Sottomissjoni Ġdida: ikklikkja   biex tissottometti offerta ġdida.
• Immaniġġja r-Rwoli: se tkun tista’ tara u tmexxi l-aċċess għall-istediniet tiegħek (iżżid/tneħħi l-persuni li jkunu jistgħu jaraw l-istedina u s-sottomissjoni ta’ offerta).
• Ara d-Dettalji: hawn tista’ tara d-dettalji dwar il-proċedura (ara hawn fuq) ).

Jekk bdejt tħejji sottomissjoni jew diġà ssottomettejt waħda, ikollok il-link Sottomissjonijiet.

Mill-menù Azzjoni fuq il-lemin ta’ kull sottomissjoni tista’ tagħmel azzjonijiet differenti skont l-istatus tas-sottomissjoni.

Għas-sottomissjonijiet bi status Abbozz:

• Editja: l-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Issa tista’ teditja s-sottomissjoni tiegħek fl-eSubmission.
• Ara: l-eSubmission tiftaħ l-iskrin li kont fih meta ħriġt mill-applikazzjoni. Ma tistax teditja s-sottomissjoni jekk tkun qed taraha fil-modalità ta’ qari biss. 
• Ħassar: l-abbozz tas-sottomissjoni se jitħassar mill-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

Għas-sottomissjonijiet bi status Sottomessa:

• Ara l-Irċevuta: tara l-irċevuta tas-sottomissjoni.
• Irtira (disponibbli biss qabel tiskadi s-sottomissjoni):  tagħti r-raġuni għall-irtirar tas-sottomissjoni u tikkonferma billi tikklikkja fuq Irtira. Malli tirtira sottomissjoni, la tkun tista’ taraha, teditjaha u lanqas terġa’ tissottomettiha.

Għas-sottomissjonijiet bi status Irtirata:

• Ara l-Irċevuta tal-Irtirar: tara l-irċevuta tal-irtirar.

Għas-sottomissjonijiet bi status Imħassra:

• Il-menù Azzjoni mhux disponibbli għall-offerti bl-istatus Imħassra. Ladarba l-abbozz ta’ offerta jitħassar, l-offerent ma jkunx jista’ jirkuprah. 

Biex jissottometti offerta riveduta fiċ-ċiklu sussegwenti, il- PCoCo/CoCo jeħtieġ jikkonferma l-irċevuta tal-istedina:

• Sib il-proċedura fit-taqsima L-Istediniet Tiegħi fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.
• Fil-menù Azzjoni tal-proċedura, ikklikkja fuq Ikkonferma l-Wasla biex tikkonferma li rċevejt l-istedina. L-istatus tal-istedina tiegħek isir Konfermata

Meta tikkonferma li rċevejt l-istedina, int tittieħed awtomatikament fl-eSubmission biex tibda tissottometti l-offerta tiegħek billi tikklikkja fuq Sottomissjoni Ġdida.

Jekk tippreferi tibda s-sottomissjoni tiegħek aktar tard:

• Illoggja fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.
  

• Mur fuq L-Istediniet Tiegħi u sib il-proċedura.

• Mill-menù Azzjoni tal-proċedura, ikklikkja fuq Ibda Sottomissjoni Ġdida. Imbagħad tittieħed fl-eSubmission.

Fl-eSubmission ikklikkja fuq Sottomissjoni Ġdida biex tibda sottomissjoni ġdida, jew fuq Kompli Abbozz biex tkompli timla abbozz ta’ sottomissjoni mibdija. 

Kif tinnaviga fl-eSubmission 

Meta tibda r-reġistrazzjoni tiegħek, fuq nett tal-iskrin se tfeġġ linja li turik il-progress. Din il-linja turi l-passi kollha li trid tgħaddi minnhom biex tissottometti l-offerta tiegħek. Turik ukoll f’liema pass tkun qiegħed dak il-ħin.

Waqt il-proċedura ta’ sottomissjoni, dejjem tista’ tiċċekkja liema huma d-dokumenti applowdjajt billi tagħżel Dokumenti tas-Sottomissjoni fuq ix-xellug tal-iskrin.

Xejn ma jiġi sottomess lill-awtorità kontraenti qabel tikklikkja Issottometti fi tmiem il-proċess tas-sottomissjoni.

Il-Partijiet

F’dan il-pass tista’ teditja biss it-taqsima Persuna tal-Kuntatt .

L-utent li jibda l-offerta fl-eSubmission jista’ jagħżel ismu (l-isem ikun diġà mdaħħal) jew isem persuna oħra bħala l-Persuna tal-Kuntatt. Jekk il-persuna l-oħra ma jkollhiex profil tal-EU Login, jinħoloq awtomatikament profil temporanju tal-EU Login abbażi tal-indirizz tal-email tal-Persuna tal-Kuntatt u l-persuna tiġi mistiedna bl-email biex timla r-reġistrazzjoni tal-EU Login. L-istedina se tirċeviha b’messaġġ awtomatiku mis-sistema mingħajr referenza għall-proċedura.

Il-Persuna tal-Kuntatt tirċievi r-rwol ta’ PCoCo fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti, u l-utent li jissottometti l-offerta (jekk ikun differenti mill-Persuna tal-Kuntatt) jirċievi r-rwol ta’ CoCo . 

Li jmiss tieħdok għall-pass li jmiss.

Data tal-offerta

F’din it-taqsima trid iddaħħal l-ammont tal-offerta tiegħek ( fil-każ biss tal-metodu tal-għoti tal-inqas kost u tal-orħos prezz ; bl-istess format bħal l-eżempju fuq l-iskrin) u/jew ikkonferma jekk l-offerta tiegħek tikkonformax mar-rekwiżiti minimi speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist.

Jekk tikkonferma li l-offerta tiegħek ma tikkonformax mar-rekwiżiti minimi se tintalab tipprovdi spjegazzjoni f’kaxxa apposta għall-kummenti. Il-konferma tal-konformità jew tan-nonkonformità u l-ispjegazzjoni f’każ tan-nonkonformità jkunu jidhru fir-rapport tas-sottomissjoni.

Meta tagħżel Issejvja tkun tista’ tapplowdja l-offerta finanzjarja u, jekk meħtieġ mill-awtorità kontraenti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, l-offerta teknika. Tista’ tapplowdja aktar minn fajl wieħed bħala offerta teknika/finanzjarja. 

Meta jkun jidhrilek li d-data tal-offerta hija korretta u s-sottomissjoni hija kompluta, ikklikkja fuq Li jmiss. Il-buttuna tkun attiva biss jekk tagħti d-data u d-dokumenti obbligatorji kollha.

F’dan l-istadju, l-abbozz tal-offerta tiegħek, inkluż id-dokumenti tiegħek kollha, ikun għadhom ma ġewx sottomessi .

Rapport tas-Sottomissjoni

Ir-rapport tas-sottomissjoni toħolqu s-sistema u hu parti mis-sottomissjoni. Ir-rapport jelenka d-dokumenti kollha inklużi fis-sottomissjoni.

L-eSubmission toħloq ir-rapport tas-sottomissjoni awtomatikament u żżidu mas-sottomissjoni tiegħek. Dak ir-rapport tista’ tarah fuq l-iskrin jew tniżżlu biex terfgħu (qabel ma tissottometti l-offerta). M’għandekx għalfejn tiffirma u tapplowdja r-rapport iffirmat fl-eSubmission.

Wara li tara r-rapport tas-sottomissjoni, jekk jidhirlek li s-sottomissjoni hija lesta u tajba biex tintbagħat, ikklikkja fuq Li jmiss.

Ir-rapport tas-sottomissjoni mhux konferma tas-sottomissjoni. S’issa ma tkun għadek għamilt l-ebda sottomissjoni . Biex tiffanalizza s-sottomissjoni, kompli għall-pass li jmiss u ikklikkja fuq Issottometti .

Issottometti l-offerta tiegħek

Meta tkun lest biex tissottometti l-offerta tiegħek, ikklikkja fuq Issottometti . Is-sistema se turik messaġġ ta’ konferma.

Agħżel Iva jekk tixtieq tikkonferma: imbagħad dik is-sottomissjoni mhux se tkun tista’ timmodifikaha iżjed.

Innota li s-sistema mhux se tħallik tagħmel sottomissjonijiet jekk l-iskadenza tkun għaddiet.

Se tintbagħat notifika bl-email fl-indirizz tal-email marbut mal-profil tal-EU login tal-Primary Coordinator Contact (PCoCo) u tal-Coordinator Contacts (CoCo) kollha indikati għal dik l-offerta. Din in-notifika bl-email fiha link għall- Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti fejn hemm l-Irċevuta tas-Sottomissjoni. 

L-irċevuta tas-Sottomissjoni hija l-konferma tal-konformità li ma nqabżitx l-iskadenza tas-sottomissjonijiet.

Il-profil tal-EU Login marbut mal-indirizz tal-email li lilu ntbagħtet l-istedina jirċievi r-rwol ta’ Primary Coordinator Contact (PCoCo) għall-istedina.

Minn Immaniġġja r-Rwoli (ara hawn taħt) il-PCoCo jista’ jżid persuni oħra mill-organizzazzjoni tiegħu bħala Coordinator Contact(s) (CoCo)għall-istedina.

Il-Persuna tal-Kuntatt indikata fl-offerta riveduta fl-eSubmission tirċievi r-rwol ta’ Primary Coordinator Contact (PCoCo) għas-sottomissjoni u l-istedina għaċ-ċikli sussegwenti. L-utent li jissottometti l-offerta (jekk ikun differenti mill-Persuna tal-Kuntatt fis-sottomissjoni) jirċievi r-rwol ta’ Coordinator Contact (CoCo) għas-sottomissjoni u l-istedina għaċ-ċikli sussegwenti, sakemm ir-rwol ma jkunx tneħħa mill-PCoCo jew CoCo ieħor tas-sottomissjoni f’xi ħin bejn il-ftuħ tal-offerta mill-awtorità kontraenti u l-wasla tal-istedina għal ċiklu jew ċikli sussegwenti.

L-azzjonijiet kollha deskritti hawn fuq (ara t-taqsima “L-istediniet Tiegħi” jistgħu jagħmluhom il-PCoCo jew il-CoCos tal-oġġett rispettiv (stedina jew sottomissjon). Innota li jista’ jkun hemm PCoCo wieħed biss għal kull stedina jew sottomissjoni.

Biex iżżid/tneħħi r-rwoli ta’ sottomissjoni, imxi mal-passi ta’ hawn taħt:

  Il-CoCos miżjudin kif deskritt hawn fuq wara li l-awtorità kontraenti tkun bagħtet stedina għaċ-ċiklu sussegwenti tan-negozjar ma jkunux jistgħu jissottomettu offerta f’dak iċ-ċiklu. Il-PCoCo/CoCos biss li rċevew l-istedina jew il-CoCos biss miżjuda mill-buttuna “Immaniġġja r-Rwoli” tal-istedina se jkunu jistgħu jissottomettu offerta.

In-Notifiki Tiegħi

Il-PCoCo/CoCo jistgħu jaċċessaw din il-paġna billi jikklikkjaw fuq il-qanpiena fuq tal-lemin tal-iskrin wara li jkunu lloggjaw fil-Portal għall-Finanzjament u għall-Offerti.

F’din il-paġna, il-PCoCo/CoCo jistgħu jsibu n-notifiki li ġejjin:

• Stedina għas-sottomissjoni ta’ offerta (riveduta)
• Tfakkira li qed toqrob xi skadenza tas-sottomissjoni għal proċedura
• L-użu tal-PIC tal-organizzazzjoni għal sottomissjoni
• Irċevuta tas-Sottomissjoni (konferma tas-sottomissjoni ta’ offerta)
• Irċevuta tal-Irtirar (konferma tal-irtirar ta’ offerta)
  
• Id-dokumenti jiġu aġġornati għal proċedura
• Il-Mistoqsijiet u Tweġibiet Ristretti jiġu ppubblikati
• Avviż jiġi ppubblikat mill-awtorità kontraenti
• Id-dettalji tal-proċedura jiġu aġġornati (l-iskadenza tal-offerta, it-titlu, id-deskrizzjoni, eċċ.)

Fit-tab Preferenzi taħt Immaniġġja n-notifiki kollha (fil-qiegħ tal-lista tan-notifiki), il- PCoCo/CoCo jistgħu jagħżlu l-frekwenza tan-notifiki bl-email tal-Portal għall-Finanzjamnet u għall-Offerti. Tkun xi tkun l-għażla tiegħek, in-notifiki tiegħek ikunu qegħdin ilkoll fit-taqsima In-Notifiki Tiegħi .

In-Notifiki Formali Tiegħi 

Din it-taqsima, fil-menù tan-navigazzjoni  fuq ix-xellug, bħalissa mhix qed tintuża għall-proċeduri tal-akkwist.

  Il-gwida fil-qosor dwar il-proċeduri nnegozjati u proċeduri oħra tal-akkwist tista’ ssibha bil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE fit-taqsima Gwidi fil-Qosor tal-eSubmission .