Guide de référence rapide pour les procédures négociées - Cycle 2 / cycle(s) ultérieur(s)

(procédures négociées et procédures concurrentielles avec négociation sans publication)

Allez au  premier cycle de la procédure pour obtenir des instructions sur les modalités de soumission de l’offre initiale.

Avant de commencer

Les présentes instructions s’appliquent à tous les cycles ultérieurs des procédures négociées et des procédures concurrentielles avec négociation sans publication dans lesquelles le pouvoir adjudicateur vous a demandé de soumettre une offre révisée par l’intermédiaire d’eSubmission (veuillez noter que le pouvoir adjudicateur peut décider de ne pas vous demander de réviser votre offre ou de demander que votre offre révisée soit soumise en dehors d’eSubmission). Pour de plus amples informations sur la soumission d’offres initiales dans les procédures négociées, voir la section consacrée au premier cycle des procédures négociées.

En tant qu’opérateur économique, vous pourrez:

• encoder votre réponse à une procédure lancée par une institution ou un organe de l’UE;
• soumissionner de manière sécurisée;
• visualiser ou poursuivre la création d’un projet précédemment sauvegardé;
• supprimer un projet de soumission;
• recevoir une preuve de remise de la soumission (Submission Receipt);
• retirer une soumission avant la date limite de réception des soumissions;
• recevoir une preuve du retrait (Withdrawal Receipt).

Veillez à prendre connaissance de la configuration système requise.

Vous la trouverez à la première page de l’application eSubmission et  dans la section «Pièces jointes» (Attachments) de la page Parties.

Comment obtenir de l’aide?

Si vous avez besoin d’aide, contactez notre équipe d’assistance entre 8h00 et 20h00 HEC/HAEC.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 L’équipe d’assistance travaille uniquement en anglais.

Si le pouvoir adjudicateur décide de vous inviter à soumettre une offre révisée, vous recevrez:

• un courriel d’invitation;
• une notification sur le portail F&T.

Le courriel d’invitation et la notification  seront envoyés:

• à l’adresse électronique de la personne de contact indiquée dans la dernière soumission [Primary Coordinator Contact (PCoCo)];

• aux adresses électroniques de toutes les personnes ayant le rôle de Coordinator Contact (CoCo) au moment de l’envoi de l’invitation, c’est-à-dire ayant reçu le rôle de CoCo par l’une des voies suivantes sans que le rôle n’ait été supprimé au moyen de la fonction «Manage roles» (Gérer les rôles) dans l’intervalle:
  • toute personne de contact indiquée dans les soumissions antérieures, à l’exception de la dernière;
  • tout contact dont le compte EU Login a été utilisé pour soumettre l’offre initiale et toute offre révisée;
  • tout contact ajouté au moyen de la fonction «Manage roles» (Gérer les rôles).

L’accès aux notifications peut s’effectuer par l’espace du portail Funding & Tenders. My notifications

Afficher l’invitation/les invitations

Dans le courriel d’invitation, vous recevrez un lien qui vous conduira vers la section My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations) du portail F&T. Vous devrez vous connecter avec votre compte EU Login. Si vous ne possédez pas encore de compte EU Login, le portail F&T le créera automatiquement pour vous.   Voir les explications détaillées  ici .

Dans le menu de navigation sur la gauche, vous trouverez l’invitation/les invitations sous My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations). Un champ de recherche est également disponible à droite au-dessus de la liste des invitations.

  L’invitation à soumettre une offre révisée pour les cycles ultérieurs se présentera comme une invitation séparée sous «My Invitation(s)». Elle ne fera pas partie de l’invitation envoyée pour le cycle initial ou un cycle ultérieur (éventuel) de la procédure. L’invitation comportera ses propres modalités et documents (le cas échéant) ainsi qu’un nouveau lien de soumission dans le menu «Action». Les documents liés aux invitations antérieures ne sont pas compris dans la nouvelle invitation - ils demeurent consultables dans les invitations antérieures.

Dans la section My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations), vous pourrez voir les détails et documents liés à l’invitation.

 Cliquez sur le lien See details (Voir détails) pour réaliser les actions suivantes: 

• Visualiser les détails de la procédure
  Dans la rubrique General information (Informations générales), vous pourrez consulter les informations relatives à la procédure.

• Accéder aux documents de marché à accès restreint
  Dans la rubrique Restricted documents (Documents à accès restreint), vous pourrez consulter les documents liés à la procédure. 

S’il existe plusieurs versions d’un document, la version la plus récente s’affichera à l’écran. Pour afficher une version plus ancienne, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la version que vous souhaitez voir. Vous pourrez également consulter les traductions disponibles (le cas échéant).

• Accéder à la section «Restricted Questions & answers (Q&A)» (Questions & réponses à accès restreint). 
  Dans cette section, vous pourrez poser une question concernant la procédure.

Si le pouvoir adjudicateur fournit la réponse à titre privé, elle apparaîtra sous My Q&A (Mes questions et réponses). Si la réponse est fournie à tous les candidats invités à la procédure, elle apparaîtra sous la rubrique Restricted Q&A (Questions et réponses à accès restreint). Pour de plus amples informations, voir la page consacrée aux questions à soumettre sur le portail Funding and Tenders: How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal .

La soumission ne peut être effectuée qu’à partir de la section «My Invitation(s)» (Mon invitation/Mes invitations). L’offre ou les offres ne peuvent pas être soumises à partir de la page consacrée aux détails de la procédure.

Section My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations)

Pour chaque invitation, vous pourrez voir le numéro de référence de la procédure, l’état d’avancement de l’invitation [received (invitation reçue), acknowledged (réception confirmée)], la date limite, le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure, le type de procédure et l’étape.

Le menu Action de l’invitation/ la soumission vous permettra d’effectuer différentes actions en fonction de l’état d’avancement de l’invitation/de la soumission.

Pour les invitations ayant le statut Received (Invitation reçue): 

• Acknowledge Receipt (Accuser réception): cliquez ici pour confirmer que vous avez reçu l’invitation à soumettre une offre. Vous serez redirigé(e) vers le portail eSubmission, sur lequel vous pourrez soumettre votre offre.
• Manage Roles (Gérer les rôles): vous pourrez consulter et gérer les accès à votre invitation (ajouter/supprimer des personnes pouvant également visualiser l’invitation et soumettre une offre).
• See Details (Voir détails): vous pourrez voir les détails de la procédure (voir plus haut). See details

Pour les invitations ayant le statut Acknowledged (Réception confirmée): 

• Start New Submission (Commencer une nouvelle soumission): cliquez pour soumettre une nouvelle offre.
• Manage Roles (Gérer les rôles): vous pourrez consulter et gérer les accès à votre invitation (ajouter/supprimer des personnes pouvant également visualiser l’invitation et soumettre une offre).
• See Details (Voir détails): vous pourrez voir les détails de la procédure (voir plus haut). See details

Si vous avez commencé à rédiger une soumission ou si vous en avez déjà soumis une, vous verrez le lien Submission(s) [Soumission(s)].

Le menu Action situé à droite de chaque soumission vous permettra d’effectuer différentes actions en fonction de l’état d’avancement de la soumission.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Draft (Projet):

• Edit (Modifier): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
• View (Visualiser): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule. 
• Delete (Supprimer): le projet de soumission sera supprimé du portail Funding & Tenders.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Submitted (Soumis):

• View Receipt (Visualiser l’accusé de réception): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
• Withdraw (Retirer) (disponible uniquement avant la date limite de soumission):  indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Withdraw (Retirer). Une fois la soumission retirée, vous ne pourrez plus la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Withdrawn (Retiré):

• View Withdrawal Receipt (Visualiser l’accusé de réception du retrait): l’accusé de réception du retrait s’affiche.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Deleted (Supprimé):

• Le menu Action n’est pas disponible pour les offres ayant le statut Deleted (Supprimé). Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire. 

Pour soumettre une offre révisée dans le cadre d’un cycle ultérieur, le PCoCo/CoCo devra d’abord accuser réception de l’invitation.

• Trouvez la procédure dans «My Invitation(s)» (Mon invitation/Mes invitations) sur le portail Funding &Tenders.  My Invitation(s) section 
• Dans le menu «Action» de la procédure, cliquez sur Acknowledge Receipt (Accuser réception) pour confirmer que vous avez reçu l’invitation. L’invitation passera au statut Acknowledged (Réception confirmée).

Après avoir accusé réception de l’invitation à soumissionner, vous serez automatiquement redirigé(e) vers eSubmission, où vous pourrez lancer la soumission de votre offre en cliquant sur Nouvelle offre (New submission).

Si vous préférez commencer votre soumission plus tard:

• Connectez-vous au portail Funding & Tenders.
  

• Allez dans My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations) et trouvez la procédure.

• À partir du menu Action de la procédure, cliquez sur Start new submission (Commencer une nouvelle soumission). Vous serez alors redirigé(e) vers eSubmission.

Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre (New submission) pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. 

Navigation dans eSubmission 

Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.

À tout moment au cours du processus de soumission, vous pourrez vérifier quels documents ont été chargés  en cliquant sur le bouton  Documents de l’offre (Submission documents) sur la gauche de l’écran

Rien n’est envoyé au pouvoir adjudicateur tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Soumettre (Submit) à la fin de la procédure de soumission.

Parties

Dans cette étape, seule la section  Personne de contact (Contact Person) est modifiable .

L’utilisateur qui procède à l’offre dans eSubmission peut s’indiquer lui-même comme personne de contact (le nom est déjà prérempli) ou indiquer une autre personne. Si cette dernière n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé à partir de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courrier électronique à terminer l’inscription EU Login. Cette invitation prendra la forme d’un message système automatique sans référence à la procédure.

La personne de contact se voit attribuer le rôle de PCoCo dans le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de CoCo . 

Cliquez sur Suivant (Next) pour passer à l’étape suivante.

Données relatives à l’offre

Dans cette section, vous devrez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution au coût le plus bas et au prix le plus bas; utilisez le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmez que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.

Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l’appui, sera consignée dans le rapport d’offre.

Après avoir cliqué sur Sauvegarder (Save), vous pourrez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière. 

Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que la soumission est complète, cliquez sur Suivant (Next). Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.

À ce stade, votre projet d’offre et tous les documents qui l’accompagnent ne sont pas encore soumis .

Rapport d’offre

Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.

eSubmission génère automatiquement le rapport d’offre et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.

Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que l’offre est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant (Next) pour continuer.

Le rapport d’offre ne constitue pas une preuve de soumission. Vous n’avez pas encore soumis d’offre . Veuillez passer à l’étape suivante et cliquer sur Soumettre (Submit) pour finaliser la soumission.

Soumettre votre offre

Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre offre, cliquez sur Soumettre (Submit). Le système affichera un message de confirmation.

Cliquez sur Oui (Yes) pour confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette offre.

Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres.

Une notification par courriel sera envoyée à l’adresse électronique liée au compte EU Login du «Primary Coordinator Contact» ( PCoCo ) et à tous les «Coordinator Contacts» ( CoCo ) indiqués pour cette offre. Cette notification par courriel contiendra un lien vers le portail Funding & Tenders , où vous trouverez l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt). 

L’accusé de réception (Submission Receipt) de la soumission constitue la preuve du respect de la date limite de réception des soumissions.

Le compte EU Login lié à l’adresse électronique à laquelle l’invitation a été envoyée reçoit le rôle de Primary Coordinator Contact   (PCoCo) pour l’invitation.

En utilisant le bouton Manage Roles (Gérer les rôles) (voir ci-dessous), le PCoCo peut ajouter d’autres personnes de son organisation en tant que Coordinator Contact(s) (CoCo) pour l’invitation.

La personne de contact indiquée dans l’offre révisée reçoit le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour la soumission et l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s). L’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact figurant dans la soumission) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo) aux fins de la soumission et de l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s), sauf si le rôle a été supprimé par le PCoCo/un autre CoCo de la soumission au cours de la période comprise entre l’ouverture de l’offre par le pouvoir adjudicateur et la réception de l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s).

Toutes les actions décrites ci-dessus [voir la rubrique «My Invitations» (Mon invitation/Mes invitations) peuvent être effectuées par le PCoCo ou les CoCo du poste concerné (invitation ou soumission)]. My Invitation(s) section  Veuillez noter qu’il ne peut y avoir qu’un seul PCoCo par invitation ou soumission.

Pour ajouter/supprimer des rôles dans une soumission, suivez les étapes ci-dessous:

  Les CoCo ajoutés comme décrit ci-dessus après l’envoi, par le pouvoir adjudicateur, d’une invitation à un cycle de négociation ultérieur ne seront pas en mesure de présenter une offre pour ce cycle. Seuls les PCoCo/CoCo ayant reçu l’invitation ou les CoCo ayant été ajoutés au moyen du bouton «Manage roles» (Gérer les rôles) sur l’invitation pourront soumettre une offre.

My notifications (Mes notifications)

Le PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.

Sur cette page, le PCoCo/CoCo trouvera les notifications suivantes:

• invitation à soumettre une offre (révisée);
• rappel à l’approche de la date limite de soumission pour une procédure;
• utilisation du PIC de l’organisation pour une soumission;
• accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) (preuve de la soumission d’une offre);
• accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve du retrait d’une offre).
  
• mise à jour de documents pour une procédure;
• publication des questions et réponse à accès restreint;
• publication d’une annonce par le pouvoir adjudicateur;
• mise à jour de détails de la procédure (date limite de soumission, titre, description, etc.).

Dans l’onglet Preferences (Préférences) sous Manage all notifications (Gérer toutes les notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courriel en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section My notifications (Mes notifications).

My Formal Notification(s) [Ma/mes notification(s) formelle(s)] 

Cette section, dans le menu de navigation  à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marchés.

  Vous trouverez le guide de référence rapide pour les procédures négociées et les autres procédures de passation de marchés dans toutes les langues officielles de l’UE dans notre rubrique Quick guides eSubmission .