Handleiding voor onderhandelingsprocedures – indiening van oorspronkelijke inschrijvingen

(onderhandelingsprocedures, mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep tot mededinging)

De snelle gidsen zijn herzien om de meest recente functies en functionaliteiten in de workflow op te nemen. Deze bijgewerkte versie is momenteel alleen in het Engels beschikbaar. Vertalingen in alle EU-talen zullen binnenkort beschikbaar zijn.

Aan de slag

Welkom bij eSubmission.

Met eSubmission kunnen ondernemers online reageren op EU-aanbestedingsprocedures door inschrijvingen (oorspronkelijke en herziene inschrijvingen) op gestructureerde en beveiligde wijze online voor te bereiden en in te dienen.

Deze handleiding geldt voor de indiening van de oorspronkelijke inschrijving in onderhandelingsprocedures en mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep . In deze procedures mogen alleen de uitgenodigde gegadigden een oorspronkelijke inschrijving indienen, die op verzoek van de aanbestedende dienst in een latere onderhandelingsronde nader kan worden herzien. Zie voor meer informatie over de latere onderhandelingsronde(s) de richtsnoeren voor ronde 2/en volgende rondes.

Als ondernemer kunt u:

• uw reactie invoeren op een procedure die is opgestart door een EU-instelling of -orgaan;
• een inschrijving op beveiligde wijze indienen;
• een opgeslagen ontwerpinschrijving bekijken of verder afwerken;
• een ontwerpinschrijving verwijderen;
• een bewijs van indiening ontvangen (Submission Receipt);
• een ingediende inschrijving intrekken voorafgaand aan de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen;
• een bewijs van intrekking ontvangen (Withdrawal Receipt).

Lees de systeemvereisten door.

Deze staan op de beginpagina van de applicatie eSubmission en  in de rubriek Bijlagen op de pagina Partijen (Parties).

Technische hulp nodig?

Als u hulp nodig heeft, kunt u van 08:00 tot 20:00 Midden-Europese tijd (MET/MEZT) contact opnemen met het supportteam.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Het supportteam werkt alleen in het Engels.

Toegang tot eSubmission

U krijgt toegang tot eSubmission in het kader van een aanbestedingsprocedure. De gepubliceerde aanbestedingsprocedures zijn te vinden op het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Wat moet ik doen om eSubmission te gebruiken?

Om eSubmission te kunnen gebruiken, moet u geregistreerd zijn bij de authenticatiedienst van de Europese Commissie (EU Login). U kunt dan reageren op een aanbesteding die op het financierings- en aanbestedingsportaal is gepubliceerd. Om uw organisatie bij de elektronische indiening te kunnen identificeren, moet deze zijn geregistreerd in het register van organisaties van de Commissie (deelnemersregister) en een PIC (Participant Identification Code) hebben. Meer informatie over PIC vindt u hier . Alle organisaties kunnen zich gratis registeren.

EU Login

EU Login is de toegangspoort tot verschillende diensten en systemen van de Europese Commissie. Heeft u nog geen EU-login, dan kunt u een account aanmaken.

Lees voor meer informatie de rubriek Help van EU Login.

Financierings- en aanbestedingsportaal

Het Financierings- en aanbestedingsportaal is het centrale toegangspunt (Single Electronic Data Interchange Area) voor deelnemers en deskundigen die te maken hebben met financieringsprogramma’s en aanbestedingen die door de Europese Commissie en andere instellingen, organen en agentschappen van de EU worden beheerd.

Via het financierings- en aanbestedingsportaalportaal kunnen deelnemers:

• zoeken naar mogelijkheden in EU-financieringsprogramma’s of aanbestedingsprocedures

• inschrijven op aanbestedingen
• aanbestedingsdocumenten raadplegen
• een vraag aanmaken en indienen 

• zich registreren in het deelnemersregister (zie hieronder) 

• toegang krijgen tot eSubmission

• toegang krijgen tot Submission Receipts (bevestiging van indiening)

• ontwerpinschrijvingen bekijken, bewerken of verwijderen

• inschrijvingen intrekken en toegang krijgen tot Withdrawal Receipt (bewijs van intrekking)

• rollen beheren

Deelnemersregister

De Commissie heeft een onlineregister opgezet van organisaties die deelnemen aan EU-aanbestedingen of EU-oproepen tot het indienen van voorstellen om het "eenmaligheidsbeginsel" in de praktijk te brengen: deelnemers hoeven slechts één keer informatie over hun organisatie in te dienen.  Bij de registratie krijgt elke organisatie een unieke identificatiecode (Participant Identification Code – PIC). De procedure voor het opvragen van een PIC in het deelnemersregister (Participant Register) is te vinden op deze bladzijde.

In onderhandelingsprocedures of mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep mogen alleen de uitgenodigde gegadigden een inschrijving indienen.

Indien u wordt uitgenodigd een inschrijving in te dienen, ontvangt u:

• een uitnodigingsmail
• een bericht op het financierings- en aanbestedingsportaal
  

In de uitnodigingsmail ontvangt u een link naar de rubriek My Invitation(s) op het financierings- en aanbestedingsportaal – u moet zich aanmelden met uw EU Login.

Als u nog geen EU Login-account heeft dat gekoppeld is aan het e-mailadres dat de aanbestedende dienst voor de uitnodiging heeft gebruikt, zal het financierings- en aanbestedingsportaal dit automatisch voor u aanmaken. Zie de gedetailleerde toelichting hier .

Uitnodiging(en) (Invitation(s)) bekijken

U vindt de uitnodiging(en) in het navigatiemenu aan de linkerkant, onder My Invitation(s). Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Klik op Select Organisation van de button Action voor de ontvangen uitnodiging – u moet de organisatie selecteren die in de uitnodigingsmail als “Participant” is vermeld.

 Er verschijnt een pop-upvenster met twee opties:

• • My organisations - u kunt een organisatie selecteren waarbij u een rol vervult: rol bij de organisatie (bv. zelfregistrant, LEAR, LSIGN) of voor een project (submisison/invitation/contract/grant) . Als uw organisatie nog niet is geregistreerd, moet u deze eerst registreren in het deelnemersregister (Participant Register) om een PIC (Participant Identification Code) te verkrijgen. Hier vindt u meer informatie. Nadat uw organisatie is geregistreerd, kunt u de nieuw aangemaakte PIC selecteren.

• • Andere organisatie – u kunt de in het financierings- en aanbestedingsportaal geregistreerde organisaties opzoeken door hetzij de naam van de organisatie, hetzij het PIC-nummer in te geven.

Pas nadat u uw organisatie hebt geselecteerd, kunt u de gegevens en documenten van de uitnodiging bekijken.

Klik op de link “See details” om: 

• • De details van de procedure bekijken.
    In de rubriek algemene informatie kunt u de informatie over de procedure bekijken.
    
    
    
  • Toegang krijgen tot de niet-openbare aanbestedingsdocumenten
    In de rubriek Restricted documents kunt u de documenten van de procedure bekijken.  
     
    
    Als er meerdere versies van een document zijn, ziet u de meest recente versie op het scherm. Om een oudere versie te bekijken, kunt u in het dropdownmenu de gewenste versie selecteren. U kunt ook de beschikbare vertalingen raadplegen (indien van toepassing).
    
  • 
  • 
    
    
  • Toegang krijgen tot beperkt toegankelijke vragen & antwoorden (Restricted Questions & answers (Q&A)).  
    In deze rubriek kunt u een vraag stellen over de procedure.
     
    Als de aanbestedende autoriteit het antwoord privaat verstrekt, verschijnt dit onder de rubriek “My Q&A”. Als het antwoord wordt gegeven aan alle kandidaten die worden uitgenodigd voor de procedure, verschijnt dit onder de Rubriek Beperkt toegankelijke Q&A (Restricted Q&A) . Voor meer informatie, zie Hoe kunt u een vraag stellen en indienen op het financierings- en aanbestedingsportaal? .

De inschrijving kan alleen worden gedaan in het gedeelte “My Invitation(s)”. Inschrijving(en) kan (kunnen) niet worden ingediend vanaf de pagina met details van de procedure.

Mijn Uitnodiging(en) (Invitation(s))

Voor elke uitnodiging kunt u het referentienummer van de procedure, de status van de uitnodiging (ontvangen, bevestigd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het soort procedure en de fase zien.

In het menu Action van de uitnodiging/inschrijving kunt u verschillende acties uitvoeren, afhankelijk van de status van de uitnodiging/inschrijving.

Voor uitnodigingen met de status Received:  

• Ontvangstbevestiging (Acknowledge Receipt): klik hier om te bevestigen dat u de uitnodiging tot inschrijving hebt ontvangen. U gaat naar de portaalsite eSubmission waar u uw inschrijving kunt indienen.
• Rollen beheren (Manage Roles):  u kunt de toegang tot uw inschrijvingen bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die ook toegang hebben tot de uitnodiging en een inschrijving kunnen indienen).
• Zie details (See Details): u kunt de details van de procedure zien (zie hoger).See details

Voor uitnodigingen met de status Acknowledged: 

• Nieuwe inschrijving starten (Start New Submission): klik   om een nieuwe inschrijving in te dienen.
• Rollen beheren (Manage Roles): u kunt de toegang tot uw uitnodiging bekijken en beheren (personen toevoegen/verwijderen die de uitnodiging ook kunnen bekijken en een inschrijving indienen).
• Zie details (See Details): u kunt de details van de procedure zien (zie hoger). See details
  
  

Als u begonnen bent met het voorbereiden van een inschrijving of al een inschrijving heeft ingediend, krijgt u de link Inschrijvingen (Submission(s)) te zien.

Met het menu Action rechts naast elke inschrijving kunt u afhankelijk van de indieningsstatus verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:

• Bewerken (Edit): in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• Bekijken (View): in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
• Wissen (Delete): de ontwerpinschrijving wordt gewist uit het financierings- en aanbestedingsportaal.

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• Ontvangstbevestiging bekijken (View Receipt): de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Intrekken (Withdraw) (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum):  u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de button Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

• bewijs van intrekking bekijken (View Withdrawal Receipt): het bewijs van intrekking wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:

• Het menu Action is niet beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen. 

Om een inschrijving te kunnen indienen, moet u eerst de ontvangst van de uitnodiging tot inschrijving bevestigen:

• Zoek naar de procedure in My Invitation(s) in het financierings- en aanbestedingsportaal.

• In het menu “Action” van de procedure klikt u op Acknowledge Receipt om te bevestigen dat u de uitnodiging hebt ontvangen. De status van de uitnodiging verandert in Acknowledged.

Nadat u de ontvangst van de uitnodiging heeft bevestigd, wordt u automatisch doorgestuurd naar eSubmission, waar u kunt beginnen met de indiening van uw inschrijving door op New submission te klikken. 

Als u daar later mee wilt beginnen:

• log in op het financierings- en aanbestedingsportaal,
  

• ga naar My Invitations en zoek de procedure,

• klik in het menu Action van de procedure op Start new submission. U wordt dan doorgestuurd naar eSubmission.

In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. 

Navigeren in eSubmission 

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.

Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de button Submission documents links op het scherm te klikken.

Er wordt niets bij de aanbestedende dienst ingediend totdat u aan het einde van de indieningsprocedure op de knop Submit hebt geklikt.

Inschrijvingswijze (Ways to submit)

Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:

• hoe u de inschrijving indient: Individuele inschrijving of Gezamenlijke inschrijving,
• of u bij de inschrijving gebruik maakt van subcontractanten,
• in welke taal u de inschrijving indient.

Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de button Next onderaan het scherm.

Partijen

In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (participants). Klik op Nieuwe partij (New party) en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing).

Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). Klik op de button Search om te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al in het deelnemersregister is opgenomen). U kunt zoeken op PIC-nummer, btw-nummer, nationaal registratienummer en land. Wilt u op btw-nummer of nationaal registratienummer zoeken, dan moet u eerst het land selecteren.

Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen. Nadat de organisatie de PIC heeft verkregen, gaat u terug naar eSubmission , zoekt u op de PIC en selecteert u de organisatie die wordt weergegeven.

De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister (Participant Register) staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:

• voor de hoofddeelnemer of de groepsleider:
• contactpersoon (naam en e-mailadres)
• IBAN/bankrekeningnummer
• voor alle deelnemers: verklaring op erewoord (naar behoren ingevuld en ondertekend)

Kijk in het bestek welke documenten voor de indiening van de inschrijving vereist zijn.

In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon aangeven als contactpersoon voor de indiening van de inschrijving. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact ( PCoCo ) in het financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact ( CoCo ). 

Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor de EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.

In de rubriek Bijlagen (Attachments) van elke deelnemer kunt u de documenten van de deelnemer in verband met de uitsluitings- en selectiecriteria uploaden. Kijk in het bestek welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.

Klik op Done wanneer u klaar bent. 

Zodra u het gedeelte Inschrijvingswijze (“Ways to submit”) hebt voltooid, kunt u de structuur niet meer wijzigen van “Gezamenlijke inschrijving” naar “Individuele inschrijving” of vice versa. Als u de structuur van uw inschrijving of de groepsleider wilt wijzigen, moet u een nieuwe inschrijving aanmaken die uw ontwerpinschrijving overschrijft (alle eerder ingevoerde gegevens en geüploade documenten worden dan verwijderd).

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Percelen

Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een inschrijving wilt indienen en klik vervolgens op de button Next .  

De identificatie van de deelnemers geldt voor de inschrijving als geheel. Indien de samenstelling van het consortium per perceel anders is, moet u daarom per perceel een afzonderlijke inschrijving indienen.

Inschrijvingsgegevens

In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de methode van gunning op basis van de laagste kosten of op basis van de laagste prijs; in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.

Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsverslag worden opgenomen.

Nadat u op de button Save hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving. 

Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op de button Next. Deze button is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.

Op dit moment is uw ontwerpinschrijving, inclusief alle bijlagen, nog niet ingediend .

Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.

eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op het scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de button Next om door te gaan.

Het inschrijvingsrapport is geen bewijs van indiening. U heeft de inschrijving nog niet ingediend . Ga door naar de volgende stap en klik op Submit om de inschrijving af te ronden.

Uw inschrijving indienen

Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Submit . Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.

NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.

Er wordt een e-mail verstuurd naar het e-mailadres van de PCoCo/CoCo. Deze e-mail bevat een link naar het financierings- en aanbestedings portaal, waar de PCoCo/CoCo toegang heeft tot de indieningsbevestiging. Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.

De indieningsbevestiging geldt als bewijs voor het respecteren van de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen.

De EU Login-account die gekoppeld is aan het e-mailadres waarnaar de uitnodiging is verzonden, krijgt de rol van Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de uitnodiging.

Via de button “Manage Roles” (zie hieronder) kan de PCoCo andere personen van zijn organisatie toevoegen als Coördinator Contact (CoCo) voor de uitnodiging.

De contactpersoon die bij de indiening van de inschrijving is vermeld, krijgt de rol van PCoCo voor de indiening en de uitnodiging voor de volgende ronde(s). De gebruiker die de inschrijving indient (indien verschillend van de contactpersoon in de inschrijving) krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening en de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s),   tenzij de rol door de PCoCo/een andere CoCo van de indiening is verwijderd in de periode tussen de opening van de inschrijving door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s).

Alle hierboven beschreven acties (zie gedeelte My Invitations) kunnen worden uitgevoerd door de PCoCo of CoCo’s van het desbetreffende onderdeel (uitnodiging of indiening). My Invitation(s) section   Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn.

Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening toe te voegen/te verwijderen:

  CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst de inschrijver heeft uitgenodigd om een herziene inschrijving via het Portaal in te dienen, kunnen geen herziene inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging al hebben ontvangen of CoCo’s die zijn toegevoegd via de button “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een herziene inschrijving indienen (zie de richtsnoeren voor ronde 2/en volgende rondes.)

Mijn berichten (My notifications)

De  PCoCo/CoCo krijgt toegang tot dit gedeelte door op het pictogram met de klok rechts bovenaan het scherm te klikken na aanmelding op het financierings- en aanbestedingsportaal.

Hier vindt de PCoCo/CoCo de volgende berichten:

• uitnodiging om een (herziene) inschrijving in te dienen.
• herinnering aan de naderende indieningstermijn voor een procedure
• gebruik van de PIC van de organisatie voor indiening
• submission Receipt (bevestiging van indiening van een inschrijving)
• withdrawal Receipt (bewijs van intrekking van een inschrijving)
  
• documenten worden bijgewerkt voor een procedure
• de beperkt toegankelijke Q&A worden gepubliceerd
• de aanbestedende dienst publiceert een aankondiging
• de details van de procedure worden bijgewerkt (uiterste datum van de inschrijving, titel, beschrijving, enz.)

In het tabblad Preferences onder Manage all notifications (onderaan de lijst met berichten) kan de PCoCo/CoCo kiezen hoe vaak hij/zij e-mailberichten van het financierings- en aanbestedingsportaal wil ontvangen. Ongeacht uw keuze zijn al uw berichten altijd beschikbaar in de rubriek Mijn berichten (My notifications) .

Formele berichten 

Dit gedeelte in het navigatiemenu  aan de linkerkant blijft leeg, aangezien het momenteel niet wordt gebruikt voor aanbestedingsprocedures.

                                                                                                  Ga naar de tweede ronde van de procedure voor richtsnoeren over hoe de herziene inschrijving moet worden ingediend

  De handleiding voor onderhandelingsprocedures en andere aanbestedingsprocedures kan in alle officiële talen van de EU worden geraadpleegd in de Quick guides eSubmission .