Kratki vodič za pregovaračke postupke – podnošenje početnih ponuda

(pregovarački postupci i natjecateljski postupci uz pregovore bez prethodne objave)

Kratki vodiči revidirani su kako bi se uključile najnovije značajke i funkcije u tijek rada. Ta ažurirana verzija trenutačno je dostupna samo na engleskom jeziku. Uskoro će biti dostupni prijevodi na sve jezike EU-a.

Kako započeti

Dobro došli u eSubmission!

Sustav eSubmission (e-podnošenje) gospodarskim subjektima omogućuje da u postupcima nabave EU-a elektroničkim putem na strukturiran i siguran način izrade i predaju dokumente (odnosno ponude i izmijenjene ponude).

Ove se smjernice odnose na podnošenje početnih ponuda u pregovaračkim postupcima i natjecateljskim postupcima uz pregovore bez prethodne objave . U tim postupcima samo pozvani kandidati mogu podnijeti početnu ponudu, a javni naručitelj može tražiti njezinu daljnju izmjenu u sljedećim krugovima pregovaračkog postupka. Više informacija o naknadnim krugovima pregovaranja dostupno je u smjernicama za 2. krug / sljedeće krugove.

Kao gospodarski subjekt možete:

• učitati svoj odgovor na postupak koji je objavila institucija EU-a ili tijelo EU-a
• podnijeti ponudu na siguran način
• pregledati ili nastaviti uređivati spremljeni nacrt
• izbrisati nacrt ponude
• primiti potvrdu o podnošenju (Submission Receipt)
• povući ponudu prije isteka roka za zaprimanje ponuda
• primiti potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt).

Obavezno pročitajte tehničke preduvjete.

Možete ih pronaći na naslovnici aplikacije eSubmission i u odjeljku Prilozi na stranici Stranke (Parties).

Tehnička pomoć

Za tehničku pomoć možete se obratiti našoj službi za podršku korisnicima od 8:00 do 20:00 sati po srednjoeuropskom (ljetnom) vremenu.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0)229 71063

 Služba za podršku dostupna je samo na engleskom jeziku.

Pristupanje sustavu eSubmission

Sustavu eSubmission uvijek ćete pristupati u okviru postupka nabave. Objavljene postupke nabave možete pronaći na portalu Financiranje i natječaji.

Preduvjeti za korištenje sustava eSubmission

Kako biste mogli koristiti sustav eSubmission i odgovarati na pozive na podnošenje ponuda objavljene na portalu Financiranje i natječaji, morate biti registrirani u sustavu Europske komisije za provjeru autentičnosti korisnika (EU Login). Da bi se organizacija navedena u elektroničkoj ponudi mogla identificirati, mora biti registrirana u Komisijinu registru organizacija (Registar sudionika) i imati PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija o PIC-u dostupno je ovdje. Registrirati se mogu sve organizacije, a registracija je besplatna.

EU Login

EU Login omogućuje prijavu na razne usluge i/ili sustave Europske komisije. Ako još nemate račun za EU Login, možete ga kreirati.

Više informacija dostupno je na stranici EU Login u odjeljku Pomoć.

Portal Financiranje i natječaji

Portal Financiranje i natječaji jedinstvena je polazna točka (jedinstveno područje elektroničke razmjene podataka) za sudionike i stručnjake u programima financiranja i natječajima kojima upravljaju Europska komisija i druga tijela, institucije i agencije EU-a.

Na portalu Financiranje i natječaji sudionici mogu:

• pretraživati EU-ove programe financiranja i postupke nabave

• pretplatiti se na pozive na podnošenje ponuda
• pogledati dokumentaciju o nabavi
• sastaviti i podnijeti pitanje 

• upisati se u Registar sudionika 

• pristupiti sustavu eSubmission

• pristupiti potvrdama o podnošenju (Submission Receipts)

• pregledavati, uređivati ili brisati nacrte ponuda

• povući podnesene ponude i otvoriti potvrdu o povlačenju (Withdrawal Receipt)

• upravljati ulogama.

Registar sudionika

Komisija je uspostavila elektronički registar organizacija koje sudjeluju u pozivima EU-a na podnošenje ponuda ili prijedloga koji sudionicima omogućuje da samo jednom unesu podatke o svojoj organizaciji.  Nakon registracije svaka organizacija dobiva jedinstvenu identifikacijsku oznaku sudionika (PIC). Upute kako zatražiti PIC u Registru sudionika dostupne su ovdje.

U pregovaračkim postupcima ili natjecateljskim postupcima uz pregovore bez prethodne objave ponudu mogu podnijeti samo kandidati koji su primili poziv.

Ako ste pozvani da podnesete ponudu, primit ćete:

• e-poruku s pozivom
• obavijest na portalu Financiranje i natječaji.
  

U e-poruci s pozivom primit ćete poveznicu na odjeljak Moji pozivi (My Invitation(s)) na portalu Financiranje i natječaji, na koji se trebate prijaviti sa svojim EU Loginom.

Ako još nemate račun za EU Login povezan s e-adresom na koju vam je javni naručitelj poslao poziv, za vas će ga automatski kreirati portal Financiranje i natječaji. Detaljno objašnjenje dostupno je ovdje.

Pregled poziva

U navigacijskom izborniku s lijeve strane možete naći pozive u odjeljku Moji pozivi (My Invitation(s)). S desne strane iznad popisa poziva dostupno je i polje za pretraživanje.

Za primljen poziv kliknite na gumb Radnja (Action) i zatim na Odaberi organizaciju (Select Organisation) – odabrati morate organizaciju koja je u pozivu navedena kao „Sudionik”.

 Pojavit će se skočni prozor s dvije mogućnosti:

• • Moje organizacije – možete odabrati organizaciju za koju imate dodijeljenu ulogu za organizacije (npr. samoregistracija, LEAR, LSIGN) ili za projekt (ponuda/poziv/ugovor/bespovratna sredstva). Ako vaša organizacija još nije registrirana, prvo je morate registrirati u Registru sudionika kako biste dobili PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Više informacija dostupno je ovdje. Nakon registracije svoje organizacije možete odabrati novokreirani PIC.

• • Druga organizacija – za pretraživanje organizacija registriranih na portalu Financiranje i natječaji unesite naziv organizacije ili oznaku PIC.

Pojedinosti i dokumente o pozivu moći ćete vidjeti tek nakon što odaberete svoju organizaciju.

Kliknite na poveznicu Prikaži pojedinosti (See details) za 

• • Pregledajte pojedinosti o postupku.
    U odjeljku Opće informacije (General information) možete vidjeti informacije povezane s postupkom.
    
    
  • 
  • Pristupite dokumentaciji o nabavi s ograničenim pristupom.
    U odjeljku Dokumenti s ograničenim pristupom (Restricted documents) možete pregledati dokumente povezane s postupkom.  
     
  • 
    
    Ako postoji nekoliko verzija dokumenta, na zaslonu ćete vidjeti najnoviju verziju. Za pregled starije verzije kliknite na padajući izbornik i odaberite verziju koju želite vidjeti. Možete pogledati i dostupne prijevode (ako postoje).
  • 
  • Pristupite odjeljku Pitanja i odgovori s ograničenim pristupom (Restricted Questions & answers).  
    U ovom odjeljku možete postaviti pitanje o postupku.
     
  • 
    Odgovor koji javni naručitelj dostavi privatno pojavit će se u odjeljku Moja pitanja i odgovori (My Q&A). Ako se odgovor dostavi svim kandidatima pozvanima u postupak, pojavit će se u odjeljku Pitanja i odgovori s ograničenim pristupom (Restricted Q&A). Više informacija dostupno je u odjeljku Kako postaviti i podnijeti pitanje na portalu Financiranje i natječaji. .

Ponuda se može podnijeti samo u odjeljku „Moji pozivi” (My invitation(s)). Ponude se ne mogu podnijeti na stranici s pojedinostima o postupku.

Moji pozivi

Za svaki poziv možete vidjeti referentni broj postupka, status poziva (primljeno, potvrđeno), rok, grupu (ako je primjenjivo), naziv postupka, vrstu postupka i korak.

Izbornik Action (Radnja) za poziv/ponudu omogućuje vam obavljanje različitih radnji ovisno o statusu poziva/ponude.

Za pozive sa statusom primljeno možete:  

• potvrditi primitak: kliknite na to kako biste potvrdili da ste primili poziv na podnošenje ponude. Otvorit će se portal eSubmission na kojem možete podnijeti svoju ponudu
• upravljati ulogama:  moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje također mogu pristupiti pozivu i podnijeti ponudu).
• vidjeti pojedinosti: moći ćete vidjeti pojedinosti o postupku (vidjeti prethodno navedeno).

Za pozive sa statusom potvrđeno možete: 

• započeti podnošenje nove ponude: kliknite na to kako biste podnijeli novu ponudu
• upravljati ulogama: moći ćete pregledati i upravljati pristupom svojem pozivu (dodavati/brisati osobe koje mogu pristupiti pozivu i podnijeti ponudu)
• vidjeti pojedinosti: moći ćete vidjeti pojedinosti o postupku ( vidjeti prethodno navedeno ).
  
  

Ako ste započeli pripremati ponudu ili je već podnijeli, prikazat će se poveznica Ponude (Submission(s)).

Izbornik Radnja (Action), koji se nalazi desno od svake ponude, omogućuje vam obavljanje različitih radnji ovisno o statusu ponude.

Ponude sa statusom nacrt (Draft) možete:

• uređivati (Edit): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponudu sad možete uređivati u sustavu eSubmission
• pregledavati (View): u sustavu eSubmission otvorit će se zaslon na kojem ste stali; ponuda se ne može uređivati jer je pregledavate u formatu samo za čitanje 
• izbrisati (Delete): nacrt ponude izbrisat će se s portala Financiranje i natječaji.

Za ponude u statusu podneseno (Submitted) možete:

• pogledati potvrdu (View Receipt): prikazat će se potvrda o podnošenju
• povući ponudu (Withdraw) (moguće samo ako još nije prošao rok za podnošenje):  navedite razlog zbog kojeg želite povući ponudu i potvrdite to klikom na gumb Povuci (Withdraw); nakon toga povučena ponuda više se ne može pregledavati, uređivati ni ponovno podnijeti.

Za ponude u statusu povučeno (Withdrawn) možete:

• pogledati potvrdu o povlačenju (View Withdrawal Receipt): prikazat će se potvrda o povlačenju.

Za ponude u statusu izbrisano (Deleted):

• izbornik Action (Radnja) nije dostupan za ponude sa statusom izbrisano. Nakon brisanja nacrta ponude ponuditelj mu više ne može pristupiti. 

Da biste mogli podnijeti ponudu, najprije morate potvrditi primitak poziva na dostavljanje ponuda:

• pronađite Moji pozivi (My Invitation(s)) na portalu Financiranje i natječaji

• u izborniku Radnja (Action) tog postupka kliknite na Potvrda primitka (Acknowledge Receipt) kako biste potvrdili da ste primili poziv. Status poziva promijenit će se u Potvrđeno (Acknowledged).

Nakon što potvrdite primitak poziva, automatski ćete biti preusmjereni u sustav eSubmission, u kojem možete započeti s podnošenjem ponude klikom na Novi podnesak (New submission). 

Ako s podnošenjem želite početi kasnije:

• Prijavite se na portal Financiranje i natječaji.
  

• Idite na odjeljak Moji pozivi (My Invitation(s)) i pronađite postupak.

• U izborniku Radnja (Action) kliknite na Podnesi novu ponudu (Start New Submission). Zatim ćete biti preusmjereni u sustav eSubmission.

U sustavu eSubmission kliknite na Novi podnesak (New submission) kako biste započeli s podnošenjem nove ponude ili Nastavi uređivanje nacrta (Resume draft) kako biste nastavili s radom na ranije započetom nacrtu. 

Kretanje unutar sustava eSubmission 

Nakon što započnete s podnošenjem na vrhu zaslona moći ćete pratiti svoje napredovanje na traci s tijekom postupka. Na traci su prikazani svi koraci koje je potrebno proći do podnošenja ponude. Na njoj ćete vidjeti i na kojem se koraku trenutačno nalazite.

U postupku podnošenja u svakom trenutku možete vidjeti koji su dokumenti učitani klikom na gumb Dokumentacija ponude (Submission documents) s lijeve strane zaslona.

Ponuda neće biti podnesena javnom naručitelju sve dok ne kliknete na gumb Podnesi (Submit) na kraju postupka.

Načini podnošenja

Kad započnete s podnošenjem nove ponude, od vas će se tražiti da navedete:

• podnosite li ponudu kao pojedinačnu ponudu ili zajedničku ponudu
• hoće li ponuda uključivati podugovaranje
• na kojem ćete jeziku podnijeti ponudu.

Nakon odabira odgovarajuće opcije kliknite na gumb Sljedeće (Next) na dnu stranice.

Stranke

U ovom odjeljku treba navesti organizacije koje sudjeluju u podnošenju vaše ponude (sudionici). Kliknite na Nova stranka (New party) i odaberite vrstu sudionika: glavni sudionik (u slučaju pojedinačne ponude), voditelj skupine ili član skupine (u slučaju zajedničke ponude) i podugovaratelj (prema potrebi).

Svi sudionici osim podugovaratelja moraju imati oznaku PIC (identifikacijska oznaka sudionika). Kako biste provjerili je li subjektu već dodijeljen PIC (tj. je li već registriran u Registru sudionika), poslužite se gumbom Pretraži (Search). Pretraživati možete prema PIC-u, PDV broju, nacionalnom registarskom broju i državi. Za pretraživanje prema PDV broju ili nacionalnom registarskom broju morate odabrati i državu.

Ako pri pretraživanju nema rezultata, organizacija se mora registrirati kako bi dobila PIC. Nakon što dobijete PIC, vratite se na eSubmission , pretražite prema PIC-u i odaberite prikazanu organizaciju.

Na zaslonu će se prikazati podaci povezani s PIC-om u Registru sudionika i od vas se zatražiti da pošaljete sljedeće obvezne podatke:

• za glavnog sudionika ili voditelja skupine:
• osobu za kontakt (ime i e-adresa).
• IBAN / broj bankovnog računa
• za sve sudionike: časnu izjavu (uredno ispunjenu i potpisanu) u odjeljku Prilozi.

Provjerite natječajne specifikacije kako biste utvrdili koji su dokumenti potrebni za podnošenje ponude.

U odjeljku Contact Person (Osoba za kontakt) korisnik kao osobu za kontakt za ponudu može navesti sebe (ime je unaprijed uneseno) ili drugu osobu. Osobi za kontakt dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo ) na portalu Financiranje i natječaji, a korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt) uloga koordinatora za kontakt (Coordinator Contact, CoCo ). 

Ako primarni koordinator za kontakt nema račun za EU Login, za njega će se automatski kreirati privremeni račun na temelju e-adrese osobe za kontakt i bit će e-poštom pozvan da dovrši registraciju za EU Login. Poziv je automatska poruka iz sustava bez upućivanja na postupak.

U odjeljku Prilozi svakog sudionika možete učitati dokumentaciju sudionika koja se odnosi na kriterije za isključenje i odabir. Provjerite natječajne specifikacije kako biste utvrdili koji se dokumenti moraju uključiti u ponudu za svakog sudionika.

Kad završite, kliknite na gumb Gotovo (Done). 

Nakon što prođete korak „Načini podnošenja”, više nećete moći promijeniti strukturu iz „zajednička ponuda” u „pojedinačna ponuda” i obrnuto. Ako želite promijeniti strukturu ponude ili voditelja skupine, morate izraditi novu ponudu, koja će prebrisati izrađeni nacrt (izbrisat će se svi prethodno uneseni podaci i učitani dokumenti).

Za prelazak na sljedeći korak kliknite na Sljedeće (Next).

Grupe

U postupku s nekoliko grupa odaberite grupe za koje želite podnijeti ponudu i zatim kliknite na gumb Sljedeće (Next).  

Identifikacija sudionika odnosi se na ponudu u cjelini. Prema tome, ako se sastav konzorcija razlikuje ovisno o grupi, treba podnijeti zasebnu ponudu za svaku grupu.

Podaci o ponudi

U ovom odjeljku trebate unijeti iznos ponude ( samo u slučaju dodjele ugovora na temelju najnižeg troška i najniže cijene – upotrijebite isti format kao u primjeru na zaslonu) i/ili potvrditi da je vaša ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima navedenima u dokumentaciji o nabavi.

Ako potvrdite da vaša ponuda nije u skladu s minimalnim zahtjevima, od vas će se tražiti da to obrazložite u posebnom tekstnom okviru. Potvrda o usklađenosti ili
neusklađenosti i obrazloženje u slučaju neusklađenosti bit će navedeni u izvješću o ponudi.

Nakon što kliknete na gumb Spremi (Save), možete učitati financijsku ponudu i, ako to zahtijeva javni naručitelj u natječajnim specifikacijama, tehničku ponudu. Možete učitati više datoteka za tehničku/financijsku ponudu. 

Kad budete sigurni da su podaci o ponudi točni i da je ponuda potpuna, kliknite na Sljedeće (Next). Gumb će biti aktivan samo ako su uneseni svi obvezni podaci i dokumenti.

U ovoj fazi vaš nacrt ponude i dokumenti još nisu podneseni .

Izvješće o ponudi

Izvješće o ponudi generira sustav i dio je ponude. U izvješću se navode svi dokumenti uključeni u ponudu.

Sustav eSubmission automatski generira izvješće o ponudi i dodaje ga u vašu ponudu. Izvješće o ponudi možete pregledati na zaslonu ili ga preuzeti za vlastitu evidenciju (prije podnošenja ponude). Izvješće nije potrebno potpisati ni učitati u sustav eSubmission.

Nakon što pregledate izvješće o ponudi i zaključite da je vaša ponuda potpuna i spremna za podnošenje, kliknite na Sljedeće (Next) da biste nastavili.

Izvješće o ponudi nije dokaz o podnošenju. Još niste podnijeli ponudu . Prijeđite na sljedeći korak i kliknite na Podnesi (Submit) kako biste dovršili podnošenje.

Podnošenje ponude

Kad budete spremni podnijeti svoju ponudu, kliknite na Podnesi (Submit). Na zaslonu će se prikazati poruka s potvrdom o podnošenju.

Kliknite na Da (Yes) ako želite potvrditi podnošenje: nakon toga više nećete moći izmijeniti tu ponudu.

Sustav vam neće dopustiti podnošenje ako je prošao rok za zaprimanje ponuda.

Na e-adresu primarnog koordinatora za kontakt / koordinatora za kontakt šalje se obavijest. U obavijesti se nalazi poveznica na portal Financiranje i natječaji, na kojem primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći potvrdu o podnošenju. Imajte na umu da će subjekti čiji je PIC naveden u ponudi dobiti obavijest.

Potvrda o podnošenju (Submission Receipt) dokaz je da je ponuda zaprimljena u roku.

Vlasnik računa za EU Login povezanog s e-adresom na koju je poslan poziv dobiva ulogu primarnog koordinatora za kontakt (PCoCo).

Korištenjem gumba Upravljanje ulogama (Manage Roles) (vidjeti u nastavku) primarni koordinator za kontakt može dodati druge osobe iz svoje organizacije kao koordinatore za kontakt za poziv.

Osobi za kontakt navedenoj u podnesku ponude dodjeljuje se uloga primarnog koordinatora za kontakt za podnošenje i poziv za sljedeće krugove. Korisniku koji podnosi ponudu (ako se razlikuje od osobe za kontakt u ponudi) dodjeljuje se uloga koordinatora za kontakt za podnošenje ponude i poziv za sljedeće krugove, osim ako je primarni koordinator za kontakt / drugi koordinator za kontakt za podnošenje ponude uklonio ulogu u razdoblju od trenutka kad javni naručitelj otvori ponude do primitka poziva za sljedeće krugove.

Sve opisane radnje (vidjeti odjeljak Moji pozivi (My Invitations))  mogu obavljati primarni koordinator za kontakt ili koordinatori za kontakt za određenu pojedinačnu ponudu ili poziv. Napominjemo da za jedan poziv ili ponudu može postojati samo jedan primarni koordinator za kontakt.

Kako biste dodali/uklonili uloge povezane s ponudom slijedite sljedeće korake:

  Koordinatori za kontakt dodani kako je prethodno opisano nakon što je javni naručitelj ponuditelju poslao poziv za izmijenjenu ponudu putem portala neće moći podnijeti izmijenjenu ponudu. Samo primarni koordinator za kontakt / koordinatori za kontakt koji su primili poziv ili koordinatori za kontakt koji su dodani korištenjem gumba „Upravljanje ulogama” (Manage roles) u pozivu moći će podnijeti izmijenjenu ponudu (vidjeti smjernice za 2. krug i sljedeće krugove).

Moje obavijesti (My notifications)

Primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pristupiti toj stranici klikom na ikonu zvona u gornjem desnom kutu zaslona nakon prijave na portal Financiranje i natječaji.

Na toj stranici primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može pronaći obavijesti o:

• pozivu na podnošenje (izmijenjene) ponude
• podsjetniku da se približava rok za podnošenje za određeni postupak
• upotrebi PIC-a organizacije za podnošenje ponude
• potvrdi o podnošenju (dokaz o podnošenju ponude)
• potvrdi o povlačenju (dokaz o povlačenju ponude)
  
• ažuriranju dokumenata za postupak
• objavi pitanja i odgovora s ograničenim pristupom
• novoobjavljenoj obavijesti javnog naručitelja
• ažuriranju pojedinosti o postupku (rok za ponudu, naslov, opis itd.)

Na kartici Osobne postavke (Preferences) u odjeljku Upravljanje svim obavijestima (Manage all notifications) na dnu popisa obavijesti primarni koordinator za kontakt / koordinator za kontakt može odabrati koliko će često primati e-obavijesti s portala Financiranje i natječaji. Neovisno o odabranome sve vaše obavijesti uvijek su dostupne u odjeljku Moje obavijesti (My notifications).

Moje službene obavijesti (My Formal Notification(s)) 

Ovaj odjeljak, koji se nalazi u navigacijskom izborniku s lijeve strane, trenutačno se ne koristi za postupke nabave.

                                                                                                  Vodič o podnošenju izmijenjene ponude možete pronaći u drugom krugu postupka.

  Kratki vodič za pregovaračke postupke i druge postupke javne nabave dostupan je na svim službenim jezicima EU-a u odjeljku Kratki vodiči sustava eSubmission.