Συνοπτικός οδηγός για διαδικασίες με διαπραγμάτευση — υποβολή αρχικών προσφορών

(διαδικασίες με διαπραγμάτευση και ανταγωνιστικές διαδικασίες με διαπραγμάτευση χωρίς δημοσίευση)

Οι σύντομοι οδηγοί αναθεωρήθηκαν ώστε να συμπεριλάβουν τα πλέον πρόσφατα χαρακτηριστικά και λειτουργίες στη ροή εργασιών. Αυτή η επικαιροποιημένη έκδοση είναι επί του παρόντος διαθέσιμη μόνο στα αγγλικά. Σύντομα θα είναι διαθέσιμες μεταφράσεις σε όλες τις γλώσσες της ΕΕ.

Ξεκινάμε!

Καλωσήρθατε στο eSubmission!

Το eSubmission δίνει στους οικονομικούς φορείς τη δυνατότητα να συμμετέχουν ηλεκτρονικά σε διαδικασίες δημόσιων συμβάσεων της ΕΕ, να καταρτίζουν τους φακέλους τους (δηλαδή τις προσφορές και τις αναθεωρημένες προσφορές τους)  και να τους υποβάλλουν ηλεκτρονικά με δομημένο και ασφαλή τρόπο.

Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές ισχύουν για την υποβολή αρχικών προσφορών σε διαδικασίες με διαπραγμάτευση και ανταγωνιστικές διαδικασίες με διαπραγμάτευση χωρίς δημοσίευση . Σε αυτές τις διαδικασίες, μόνο οι προσκεκλημένοι/-ες υποψήφιοι/-ες μπορούν να υποβάλουν αρχική προσφορά, την περαιτέρω αναθεώρηση της οποίας μπορεί να ζητήσει η αναθέτουσα αρχή σε επόμενο γύρο διαπραγμάτευσης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον/τους επόμενο/-ους γύρο/-ους) διαπραγματεύσεων, βλ. τις κατευθυντήριες γραμμές για τον δεύτερο γύρο / επόμενο/-ους γύρο/-ους.

Ως οικονομικός φορέας μπορείτε:

• να κωδικοποιήσετε την απάντησή σας σε μια διαδικασία θεσμικού οργάνου ή οργανισμού της ΕΕ
• να υποβάλετε προσφορά με ασφαλή τρόπο
• να δείτε ένα αποθηκευμένο σχέδιο ή να συνεχίσετε την εργασία σας σε αποθηκευμένο σχέδιο
• να διαγράψετε ένα σχέδιο προσφοράς
• να λάβετε απόδειξη υποβολής (Submission Receipt)
• να αποσύρετε μια προσφορά πριν από την καταληκτική ημερομηνία παραλαβής των προσφορών
• να λάβετε απόδειξη απόσυρσης (Withdrawal Receipt)

Διαβάστε τις απαιτήσεις συστήματος.

Είναι διαθέσιμες στην πρώτη σελίδα της εφαρμογής eSubmission και  στην ενότητα «Συνημμένα» (Attachments) της σελίδας  «Μέρη» (Parties) .

Πώς ζητάω τεχνική βοήθεια;

Αν χρειάζεστε βοήθεια, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης, από τις 08:00 έως τις 20:00 ώρα Κεντρικής Ευρώπης / θερινή ώρα Κεντρικής Ευρώπης.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Η ομάδα υποστήριξης λειτουργεί μόνο στα αγγλικά.

Πώς συνδέομαι με το eSubmission;

Θα έχετε πάντα πρόσβαση στο eSubmission στο πλαίσιο διαδικασίας δημόσιας σύμβασης. Οι δημοσιευμένες διαδικασίες δημόσιων συμβάσεων είναι διαθέσιμες στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal).

Τι χρειάζομαι για να χρησιμοποιήσω το eSubmission;

Για να χρησιμοποιήσετε το eSubmission και να απαντήσετε σε μια πρόσκληση υποβολής προσφορών που δημοσιεύεται στην πύλη «Funding & Tenders», πρέπει να είστε εγγεγραμμένοι στην υπηρεσία ταυτοποίησης χρηστών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (EU Login). Για την ταυτοποίηση του οργανισμού σας στην ηλεκτρονική υποβολή, ο οργανισμός πρέπει να είναι εγγεγραμμένος στο μητρώο οργανισμών της Επιτροπής (μητρώο συμμετεχόντων) και να διαθέτει PIC (κωδικό ταυτοποίησης συμμετέχοντος). Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον PIC διατίθενται εδώ . Η εγγραφή είναι ανοικτή σε όλους τους οργανισμούς και πραγματοποιείται δωρεάν.

EU Login

Η υπηρεσία ταυτοποίησης EU Login είναι η πύλη εισόδου για τη σύνδεση με διάφορες υπηρεσίες και/ή συστήματα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Αν δεν διαθέτετε κωδικό σύνδεσης EU Login, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό.

Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. βοήθεια για το EU Login.

Πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal)

Η πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders Portal) είναι το ενιαίο σημείο εισόδου (ενιαίος χώρος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων) για τους/τις συμμετέχοντες/-ουσες και τους/τις εμπειρογνώμονες σε προγράμματα χρηματοδότησης και διαγωνισμούς που τελούν υπό τη διαχείριση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και άλλων θεσμικών οργάνων, φορέων ή οργανισμών της ΕΕ.

Από την πύλη «Funding & Tenders», οι συμμετέχοντες/-ουσες μπορούν:

• να αναζητήσουν ευκαιρίες για προγράμματα χρηματοδότησης της ΕΕ ή διαδικασίες δημόσιων συμβάσεων

• να εγγραφούν σε προσκλήσεις υποβολής προσφορών
• να συμβουλευτούν τα έγγραφα της σύμβασης
• να δημιουργήσουν και να υποβάλουν ερώτηση 

• να εγγραφούν στο μητρώο συμμετεχόντων 

• να έχουν πρόσβαση στο eSubmission

• να έχουν πρόσβαση στην απόδειξη υποβολής (Submission Receipt)

• να δουν, να επεξεργαστούν ή να διαγράψουν σχέδια προσφορών

• να αποσύρουν προσφορές και να έχουν πρόσβαση στην απόδειξη απόσυρσης (Withdrawal Receipt)

• να διαχειριστούν ρόλους

Μητρώο συμμετεχόντων

Η Επιτροπή, προκειμένου να εφαρμόσει την αρχή «μόνον άπαξ», έχει δημιουργήσει ένα επιγραμμικό μητρώο των οργανισμών που συμμετέχουν σε προσκλήσεις υποβολής προσφορών ή προτάσεων της ΕΕ: τα δεδομένα που αφορούν τον οργανισμό ενός συμμετέχοντος πρέπει να υποβάλλονται μόνο μία φορά.  Μετά την καταχώριση, κάθε οργανισμός λαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό ταυτοποίησης συμμετέχοντος (PIC). Για να μάθετε πώς να αποκτήσετε κωδικό PIC στο μητρώο συμμετεχόντων, ανατρέξτε σε αυτήν τη σελίδα.

Σε διαδικασίες με διαπραγμάτευση ή ανταγωνιστικές διαδικασίες με διαπραγμάτευση χωρίς δημοσίευση μόνο οι προσκεκλημένοι/-ες υποψήφιοι/-ες μπορούν να υποβάλουν προσφορά.

Εάν κληθείτε να υποβάλετε προσφορά, θα λάβετε:

• ηλεκτρονικό μήνυμα πρόσκλησης
• ειδοποίηση στην πύλη F&T
  

Στο ηλεκτρονικό μήνυμα πρόσκλησης, θα λάβετε έναν σύνδεσμο που θα σας μεταφέρει στην ενότητα «Οι προσκλήσεις μου» (My Invitations) στη δικτυακή πύλη F&T — πρέπει να συνδεθείτε με το EU Login σας.

Εάν δεν διαθέτετε ακόμη λογαριασμό EU Login που να συνδέεται με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήθηκε από την αναθέτουσα αρχή για την πρόσκληση, η πύλη F&T θα τον δημιουργήσει αυτόματα για εσάς. Βλ. λεπτομερή επεξήγηση εδώ .

Προβολή προσκλήσεων

Από το μενού πλοήγησης στα αριστερά, θα βρείτε την πρόσκληση ή τις προσκλήσεις στην ενότητα «Οι προσκλήσεις μου» (My Invitations). Στη δεξιά πλευρά, πάνω από τη λίστα προσκλήσεων, υπάρχει επίσης ένα πεδίο αναζήτησης.

Πιέστε «Επιλογή οργανισμού» (Select Organisation) από το πλήκτρο «Ενέργεια» (Action) για την πρόσκληση που λάβατε — πρέπει να επιλέξετε τον οργανισμό που υποδεικνύεται στο ηλεκτρονικό μήνυμα της πρόσκλησης ως «Συμμετέχων/-ουσα» (Participant).

 Θα εμφανιστεί αναδυόμενο παράθυρο όπου θα έχετε δύο επιλογές:

• • Οι οργανισμοί μου (My organisations) — μπορείτε να επιλέξετε έναν οργανισμό μεταξύ εκείνων για τους οποίους έχετε κάποιο ρόλο: ρόλος για τον οργανισμό (π.χ. αυτοκαταχωρίζων, LEAR, LSIGN) ή για ένα έργο (υποβολή/πρόσκληση/σύμβαση/επιχορήγηση) . Εάν ο οργανισμός σας δεν έχει ακόμη εγγραφεί, τότε πρέπει πρώτα να τον καταχωρίσετε στο μητρώο συμμετεχόντων (Participant Register) για να λάβετε PIC (κωδικό ταυτοποίησης συμμετέχοντος). Διαβάστε περισσότερα εδώ. Μετά την καταχώριση του οργανισμού σας, μπορείτε να επιλέξετε τον νέο PIC.

• • Άλλος οργανισμός (Other organisation) — μπορείτε να αναζητήσετε τους οργανισμούς που είναι εγγεγραμμένοι στην πύλη F&T εισάγοντας είτε το όνομα του οργανισμού είτε τον κωδικό PIC.

Μόνον αφού επιλέξετε τον οργανισμό σας θα μπορείτε να δείτε τις λεπτομέρειες και τα έγγραφα της πρόσκλησης.

Κάντε κλικ στον σύνδεσμο «Δείτε λεπτομέρειες» (See details) για: 

• • να δείτε τις λεπτομέρειες της διαδικασίας
    Στην ενότητα «Γενικές πληροφορίες» (General information) μπορείτε να δείτε τις πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία.
    
    
    
    
  • να συμβουλευτείτε τα έγγραφα της σύμβασης περιορισμένης πρόσβασης
    Στην ενότητα «Έγγραφα περιορισμένης πρόσβασης» (Restricted documents) μπορείτε να συμβουλευτείτε τα έγγραφα της διαδικασίας.  
     
    
    Εάν υπάρχουν πολλές εκδόσεις ενός εγγράφου, θα δείτε την τελευταία έκδοση στην οθόνη. Για να δείτε μια παλαιότερη έκδοση, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε την έκδοση που θέλετε να δείτε. Μπορείτε επίσης να συμβουλευτείτε τις διαθέσιμες μεταφράσεις (εάν υπάρχουν).
  • 
  • πρόσβαση στην ενότητα «Ερωτήσεις και απαντήσεις περιορισμένης πρόσβασης» [Restricted Questions & answers (Q&A)].  
    Στην ενότητα αυτή μπορείτε να υποβάλετε ερώτηση όσον αφορά τη διαδικασία. 

Εάν η αναθέτουσα αρχή δώσει την απάντηση μόνο σε σας, θα εμφανιστεί στην ενότητα «My Q&A» (Ερωτήσεις και απαντήσεις μου). Εάν η απάντηση δοθεί σε όλους τους υποψηφίους που καλούνται στη διαδικασία, θα εμφανιστεί στην ενότητα «Ερωτήσεις και απαντήσεις περιορισμένης πρόσβασης» (Restricted Q&A) . Για περισσότερες πληροφορίες, βλ. Πώς να δημιουργήσετε και να υποβάλετε ερώτηση στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders) .

Η υποβολή μπορεί να γίνει μόνο από την ενότητα «Οι προσκλήσεις μου» (My Invitations). Οι προσφορές δεν μπορούν να υποβληθούν από τη σελίδα με τις λεπτομέρειες της διαδικασίας.

Οι προσκλήσεις μου (My Invitations)

Για κάθε πρόσκληση, μπορείτε να δείτε τον αριθμό αναφοράς της διαδικασίας, την κατάσταση της πρόσκλησης (ελήφθη, γνωστοποιήθηκε η λήψη), την προθεσμία, την παρτίδα (κατά περίπτωση), τον τίτλο της διαδικασίας, τον τύπο της διαδικασίας και το στάδιο.

Το μενού «Ενέργεια» (Action) της πρόσκλησης/προσφοράς σας δίνει τη δυνατότητα να εκτελείτε διάφορες ενέργειες ανάλογα με την κατάσταση της πρόσκλησης/προσφοράς.

Για τις προσκλήσεις που βρίσκονται σε κατάσταση «Received» (Ελήφθη):  

• «Γνωστοποίηση λήψης» (Acknowledge Receipt): κάντε κλικ εδώ για να επιβεβαιώσετε ότι έχετε λάβει την πρόσκληση υποβολής προσφοράς. Θα μεταφερθείτε στην πύλη eSubmission, όπου μπορείτε να υποβάλετε την προσφορά σας.
• «Manage Roles» (Διαχείριση ρόλων):  θα μπορέσετε να δείτε και να διαχειριστείτε την πρόσβαση στην πρόσκλησή σας (να προσθέσετε/αφαιρέσετε πρόσωπα τα οποία θα μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση στην πρόσκληση και να υποβάλουν προσφορά).
• «Δείτε λεπτομέρειες» (See Details): θα μπορείτε να δείτε τις λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία (βλ. ανωτέρω).

Για τις προσκλήσεις που βρίσκονται σε κατάσταση «Γνωστοποιήθηκε η λήψη» (Acknowledged): 

• «Έναρξη νέας προσφοράς» (Start New Submission): κάντε κλικ για να υποβάλετε νέα προσφορά.
• «Manage Roles» (Διαχείριση ρόλων): θα μπορέσετε να δείτε και να διαχειριστείτε την πρόσβαση στην πρόσκλησή σας (να προσθέσετε/αφαιρέσετε πρόσωπα τα οποία θα μπορούν επίσης να δουν την πρόσκληση και να υποβάλουν προσφορά).
• «Δείτε λεπτομέρειες» (See Details): θα μπορείτε να δείτε τις λεπτομέρειες σχετικά με τη διαδικασία ( βλ. ανωτέρω ).
  
  

Εάν έχετε ξεκινήσει την προετοιμασία μιας προσφοράς ή έχετε ήδη υποβάλει κάποια, θα δείτε τον σύνδεσμο «Υποβολές» (Submissions).

Το μενού «Ενέργεια» (Action) στη δεξιά πλευρά κάθε προσφοράς σας δίνει τη δυνατότητα να εκτελείτε διάφορες ενέργειες ανάλογα με την κατάσταση της προσφοράς.

Για τις προσφορές που βρίσκονται σε κατάσταση «Σχέδιο» (Draft):

• Επεξεργασία (Edit): το eSubmission ανοίγει στην οθόνη στην οποία βρισκόσασταν όταν κλείσατε την εφαρμογή. Μπορείτε τώρα να επεξεργαστείτε την προσφορά σας στο eSubmission.
• Προβολή (View): το eSubmission ανοίγει στην οθόνη στην οποία βρισκόσασταν όταν κλείσατε την εφαρμογή. Δεν είναι δυνατόν να επεξεργαστείτε την προσφορά διότι προβάλλεται σε μορφή μόνο για ανάγνωση. 
• Διαγραφή (Delete): το σχέδιο της προσφοράς θα διαγραφεί από την πύλη «Funding & Tenders».

Για τις προσφορές που βρίσκονται σε κατάσταση «Υποβλήθηκε» (Submitted):

• Προβολή απόδειξης (View Receipt): εμφανίζεται η απόδειξη υποβολής.
• Απόσυρση (Withdraw) (η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο πριν από την προθεσμία υποβολής):  αναφέρετε τον λόγο για τον οποίο επιθυμείτε να αποσύρετε την προσφορά και επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Απόσυρση» (Withdraw). Μετά την απόσυρση μιας προσφοράς, δεν μπορείτε πλέον να τη δείτε, να την επεξεργαστείτε ή να την υποβάλετε ξανά.

Για τις προσφορές που βρίσκονται σε κατάσταση «Αποσύρθηκε» (Withdrawn):

• Προβολή απόδειξης απόσυρσης (View Withdrawal Receipt): εμφανίζεται η απόδειξη απόσυρσης της προσφοράς.

Για τις προσφορές που βρίσκονται σε κατάσταση «Διαγραμμένη» (Deleted):

• Το μενού «Ενέργεια» (Action) δεν είναι διαθέσιμο για τις προσφορές που βρίσκονται σε κατάσταση «Διαγραμμένη» (Deleted). Όταν ένα σχέδιο προσφοράς διαγραφεί, δεν μπορεί πλέον να ανακτηθεί από τον/την προσφέροντα/-ουσα. 

Για να μπορέσετε να υποβάλετε προσφορά, πρέπει πρώτα να γνωστοποιήσετε τη λήψη της πρόσκλησης υποβολής προσφορών:

• Βρείτε τη διαδικασία στην ενότητα «Οι προσκλήσεις μου» (My Invitations) στην πύλη «Funding & Tenders».

• Στο μενού «Action» (Ενέργεια) της διαδικασίας, κάντε κλικ στην επιλογή «Acknowledge Receipt» (Γνωστοποίηση λήψης) για να επιβεβαιώσετε ότι λάβατε την πρόσκληση. Η κατάσταση της πρόσκλησης θα αλλάξει σε «Acknowledged» (Γνωστοποιήθηκε η λήψη).

Αφού γνωστοποιήσετε τη λήψη της πρόσκλησης, θα μεταφερθείτε αυτόματα στο eSubmission, όπου μπορείτε να ξεκινήσετε την υποβολή της προσφοράς σας κάνοντας κλικ στην επιλογή «Νέα προσφορά» (New submission). 

Αν προτιμάτε να αρχίσετε την υποβολή της προσφοράς σας αργότερα:

• Συνδεθείτε στην πύλη χρηματοδότησης και υποβολής προσφορών (Funding & Tenders).
  

• Μεταβείτε στην ενότητα «Οι προσκλήσεις μου» (My Invitations) και βρείτε τη διαδικασία.

• Από το μενού «Ενέργεια» (Action) της διαδικασίας, κάντε κλικ στην επιλογή «Έναρξη νέας προσφοράς» (Start new submission). Στη συνέχεια, θα μεταφερθείτε στο eSubmission.

Στο eSubmission, κάντε κλικ στην επιλογή «New submission» (Νέα προσφορά) για να ξεκινήσετε νέα προσφορά ή «Resume draft» (Επιστροφή στο σχέδιο) για να συνεχίσετε την εργασία σε ένα σχέδιο προσφοράς που είχατε ξεκινήσει νωρίτερα. 

Περιήγηση στο eSubmission 

Όταν ξεκινήσετε την προσφορά σας, θα δείτε μια γραμμή προόδου στο άνω μέρος της οθόνης. Σε αυτήν τη γραμμή εμφανίζονται όλα τα βήματα που πρέπει να ολοκληρώσετε για να υποβάλετε την προσφορά σας. Μπορείτε επίσης να δείτε το βήμα στο οποίο βρίσκεστε τη συγκεκριμένη στιγμή.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας υποβολής, μπορείτε πάντα να ελέγχετε ποια έγγραφα έχετε αναφορτώσει, κάνοντας κλικ στο πλήκτρο «Έγγραφα προσφοράς» (Submission documents) στα αριστερά της οθόνης.

Δεν υποβάλλεται κανένα στοιχείο στην αναθέτουσα αρχή μέχρι να πιέσετε το πλήκτρο «Υποβολή» (Submit) στο τέλος της διαδικασίας υποβολής.

Τρόποι υποβολής

Όταν ξεκινάτε νέα προσφορά, θα σας ζητηθεί να αναφέρετε:

• πώς θα υποβάλετε την προσφορά σας: μεμονωμένη προσφορά ή κοινή προσφορά,
• αν η προσφορά θα περιλαμβάνει υπεργολάβους,
• σε ποια γλώσσα θα υποβληθεί η προσφορά.

Μόλις πραγματοποιήσετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο πλήκτρο «Επόμενο» (Next) στο κάτω μέρος της σελίδας.

Μέρη

Σε αυτήν την ενότητα πρέπει να ταυτοποιήσετε τους οργανισμούς που συμμετέχουν στην προσφορά σας (συμμετέχοντες/-ουσες). Κάντε κλικ στην επιλογή Νέο μέρος (New Party) και επιλέξτε τον τύπο συμμετέχοντος/-ουσας: βασικός/-ή συμμετέχων/-ουσα (σε περίπτωση μεμονωμένης προσφοράς), επικεφαλής ομάδας ή μέλος ομάδας (σε περίπτωση κοινής προσφοράς) και υπεργολάβος (κατά περίπτωση).

Όλοι/Όλες οι συμμετέχοντες/-ουσες, εκτός από τους/τις υπεργολάβους, πρέπει να ταυτοποιούνται με PIC (κωδικό ταυτοποίησης συμμετέχοντος). Για να ελέγξετε αν μια οντότητα διαθέτει ήδη κωδικό PIC (δηλαδή αν έχει ήδη καταχωριστεί στο μητρώο συμμετεχόντων) χρησιμοποιήστε το πλήκτρο «Αναζήτηση» (Search) . Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με βάση τον κωδικό PIC, τον αριθμό ΦΠΑ, τον εθνικό αριθμό καταχώρισης και τη χώρα. Για να μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με βάση τον αριθμό ΦΠΑ ή τον εθνικό αριθμό καταχώρισης (εθνικός αριθμός μητρώου), πρέπει να επιλέξετε επίσης τη χώρα.

Αν από την αναζήτηση δεν προκύψουν αποτελέσματα, ο οργανισμός πρέπει να εγγραφεί για να αποκτήσει κωδικό PIC. Αφού λάβετε τον PIC, επιστρέψτε στο eSubmission , κάντε αναζήτηση με βάση τον PIC και επιλέξτε τον οργανισμό που εμφανίζεται στην οθόνη.

Τα δεδομένα που σχετίζονται με τον κωδικό PIC στο μητρώο συμμετεχόντων θα εμφανίζονται στην οθόνη και θα σας ζητηθεί να δώσετε τα ακόλουθα υποχρεωτικά στοιχεία/έγγραφα:

• για τον/την βασικό/-ή συμμετέχοντα/-ουσα ή τον/την επικεφαλής της ομάδας:
• υπεύθυνος/-η επικοινωνίας (όνομα και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
• αριθμός IBAN / αριθμός τραπεζικού λογαριασμού
• για όλους/όλες τους/τις συμμετέχοντες/-ουσες: υπεύθυνη δήλωση (δεόντως συμπληρωμένη και υπογεγραμμένη) στην ενότητα συνημμένα (attachments).

Ελέγξτε τη συγγραφή υποχρεώσεων για να εντοπίσετε τα έγγραφα που απαιτούνται για την υποβολή της προσφοράς.

Στην ενότητα «Υπεύθυνος/-η επικοινωνίας» (Contact person), ο/η χρήστης/-ρια μπορεί να δηλώσει τον εαυτό του/της (το όνομα έχει ήδη προσυμπληρωθεί) ή άλλο πρόσωπο ως υπεύθυνο/-η επικοινωνίας για την προσφορά. Ο/Η υπεύθυνος/-η επικοινωνίας λαμβάνει τον ρόλο του/της κύριου/-ας υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας του/της συντονιστή/-ριας ( PCoCo ) στην πύλη «Funding & Tenders» και ο/η χρήστης/-ρια που υποβάλλει την προσφορά (αν διαφέρει από τον/την υπεύθυνο/-η επικοινωνίας) λαμβάνει τον ρόλο του/της υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας του/της συντονιστή/-ριας ( CoCo ). 

Αν ο/η PCoCo δεν διαθέτει λογαριασμό EU Login, δημιουργείται αυτόματα προσωρινός λογαριασμός EU Login με βάση την ηλεκτρονική διεύθυνση του/της υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας και το εν λόγω πρόσωπο καλείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ολοκληρώσει την εγγραφή του στο EU Login. Η πρόσκληση είναι μήνυμα που παράγεται αυτόματα από το σύστημα χωρίς αναφορά στη διαδικασία.

Στην ενότητα Συνημμένα (Attachments) κάθε συμμετέχοντος/-ουσας μπορείτε να ανεβάσετε τα έγγραφα του/της συμμετέχοντος/-ουσας σχετικά με τα κριτήρια αποκλεισμού και επιλογής. Ελέγξτε τη συγγραφή υποχρεώσεων για να εντοπίσετε τα έγγραφα που πρέπει να περιλαμβάνονται στην προσφορά για κάθε συμμετέχοντα/-ουσα.

Κάντε κλικ στο πλήκτρο «Ολοκληρώθηκε» (Done) όταν είστε έτοιμος/-η. 

Αφού ολοκληρώσετε το βήμα «Τρόποι υποβολής», δεν είναι πλέον δυνατή η αλλαγή της δομής από κοινή προσφορά σε μεμονωμένη προσφορά ή το αντίστροφο. Σε περίπτωση που θέλετε να τροποποιήσετε τη δομή της προσφοράς σας ή να αλλάξετε τον/την επικεφαλής της ομάδας, πρέπει να δημιουργήσετε νέα προσφορά, η οποία θα αντικαταστήσει το σχέδιο της προσφοράς σας (όλα τα δεδομένα που είχαν εισαχθεί προηγουμένως και τα έγγραφα που είχαν αναφορτωθεί θα διαγραφούν).

Κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο (Next) για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

Παρτίδες

Σε μια διαδικασία με περισσότερες παρτίδες, επιλέξτε την/τις παρτίδα/-ες για την/τις οποία/-ες θα θέλατε να υποβάλετε προσφορά και στη συνέχεια πιέστε το πλήκτρο «Επόμενο» (Next) .  

Η ταυτοποίηση των συμμετεχόντων/-ουσών αφορά την προσφορά στο σύνολό της. Ως εκ τούτου, αν η σύνθεση της κοινοπραξίας είναι διαφορετική ανά παρτίδα, θα χρειαστεί να κάνετε χωριστή προσφορά ανά παρτίδα.

Δεδομένα προσφοράς

Στην παρούσα ενότητα πρέπει να καταχωρίσετε το ποσό της προσφοράς σας (μόνο στην περίπτωση της μεθόδου χαμηλότερου κόστους και της μεθόδου ανάθεσης με τη χαμηλότερη τιμή — βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον ίδιο μορφότυπο όπως στο παράδειγμα στην οθόνη) και/ή να επιβεβαιώσετε αν η προσφορά σας συμμορφώνεται ή όχι με τις ελάχιστες απαιτήσεις που καθορίζονται στα έγγραφα της σύμβασης.

Αν επιβεβαιώσετε ότι η προσφορά σας δεν πληροί τις ελάχιστες απαιτήσεις, θα σας ζητηθεί να παράσχετε επεξήγηση σε ειδικό πλαίσιο κειμένου. Η επιβεβαίωση της συμμόρφωσης ή
της μη συμμόρφωσης και η επεξήγηση σε περίπτωση μη συμμόρφωσης θα αποτυπωθούν στην έκθεση προσφοράς.

Αφού κάνετε κλικ στο πλήκτρο «Save» (Αποθήκευση), μπορείτε να αναφορτώσετε την οικονομική προσφορά και, αν απαιτείται από την αναθέτουσα αρχή σύμφωνα με τη συγγραφή υποχρεώσεων, την τεχνική προσφορά. Μπορείτε να αναφορτώσετε περισσότερα από ένα αρχεία ως τεχνική/οικονομική προσφορά. 

Εφόσον θεωρείτε ότι τα δεδομένα της προσφοράς είναι σωστά και ότι η υποβολή είναι ολοκληρωμένη, κάντε κλικ στο πλήκτρο «Next» (Επόμενο). Το πλήκτρο θα είναι ενεργό μόνο αν έχουν παρασχεθεί όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία και έγγραφα.

Σε αυτό το στάδιο, το σχέδιο της προσφοράς σας, καθώς και όλα τα έγγραφά σας, δεν έχουν υποβληθεί ακόμη .

Έκθεση προσφοράς

Η έκθεση προσφοράς δημιουργείται από το σύστημα και αποτελεί μέρος της προσφοράς. Στην έκθεση απαριθμούνται όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στην προσφορά.

Το eSubmission δημιουργεί αυτόματα και προσθέτει την έκθεση προσφοράς στην προσφορά σας. Μπορείτε να συμβουλευθείτε την έκθεση στην οθόνη ή να την τηλεφορτώσετε και να την αποθηκεύσετε στα αρχεία σας (προτού υποβάλετε την προσφορά σας). Δεν χρειάζεται να υπογράψετε και να αναφορτώσετε την υπογεγραμμένη έκθεση στο eSubmission.

Αφού δείτε την έκθεση προσφοράς, αν θεωρείτε ότι η προσφορά είναι πλήρης και έτοιμη προς υποβολή, κάντε κλικ στο πλήκτρο «Επόμενο» (Next) για να συνεχίσετε.

Η έκθεση προσφοράς δεν αποτελεί αποδεικτικό υποβολής προσφοράς. Δεν έχετε υποβάλει ακόμη προσφορά . Προχωρήστε στο επόμενο βήμα και κάντε κλικ στην επιλογή «Υποβολή» (Submit) για να οριστικοποιήσετε την υποβολή προσφοράς.

Υποβολή της προσφοράς σας

Όταν είστε έτοιμος/-η να υποβάλετε την προσφορά σας, κάντε κλικ στην επιλογή «Υποβολή» (Submit) . Το σύστημα θα εμφανίσει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης.

Πιέστε Ναι (Yes) για επιβεβαίωση: δεν θα μπορείτε πλέον να τροποποιήσετε αυτήν την προσφορά.

Επισημαίνεται ότι το σύστημα δεν θα σας επιτρέψει να υποβάλετε προσφορά αν έχει παρέλθει η προθεσμία για την παραλαβή των προσφορών.

Θα αποσταλεί ειδοποίηση στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του/της PCoCo/CoCo. Αυτή η ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει σύνδεσμο προς την πύλη «Funding & Tenders», όπου ο/η PCoCo/CoCo μπορεί να βρει την απόδειξη υποβολής (Submission Receipt). Επισημαίνεται ότι οι κάτοχοι του PIC που χρησιμοποιήσατε στην προσφορά θα ενημερωθούν.

Η απόδειξη υποβολής (Submission Receipt) αποτελεί απόδειξη συμμόρφωσης με την καταληκτική ημερομηνία παραλαβής των προσφορών.

Ο λογαριασμός EU Login που συνδέεται με την ηλεκτρονική διεύθυνση στην οποία εστάλη η πρόσκληση λαμβάνει τον ρόλο του/της κύριου/-ας υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας του/της συντονιστή/-ριας (PCoCo) για την πρόσκληση.

Πιέζοντας το πλήκτρο «Διαχείριση ρόλων» (Manage Roles) (βλ. παρακάτω), ο/η PCoCo μπορεί να προσθέσει άλλα πρόσωπα από τον οργανισμό του/της για τον ρόλο του/της υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας του/της συντονιστή/-ριας (CoCo) για την πρόσκληση.

Ο/Η υπεύθυνος/-η επικοινωνίας που αναφέρεται στην υποβολή της προσφοράς λαμβάνει τον ρόλο του/της PCoCo για την υποβολή και την πρόσκληση για τον/τους επόμενο/-ους γύρο/-ους. Ο/Η χρήστης/-ρια που υποβάλλει την προσφορά (αν διαφέρει από τον/την υπεύθυνο/-η επικοινωνίας που αναφέρεται στην προσφορά) λαμβάνει τον ρόλο του/της υπεύθυνου/-ης επικοινωνίας του/της συντονιστή/-ριας (CoCo) για την προσφορά και την πρόσκληση για τον/τους επόμενο/-ους γύρο/-ους,   εκτός αν ο ρόλος έχει αφαιρεθεί από τον/την PCoCo ή άλλο/-η CoCo της προσφοράς κατά την περίοδο μεταξύ της προκήρυξης υποβολής προσφορών από την αναθέτουσα αρχή και της λήψης της πρόσκλησης για τον/τους επόμενο/-ους γύρο/-ους.

Όλες οι ενέργειες που περιγράφονται ανωτέρω [βλ. ενότητα «My Invitations» (Οι προσκλήσεις μου)  ] μπορούν να εκτελεστούν από τον/την PCoCo ή τους/τις CoCo του αντίστοιχου στοιχείου (πρόσκληση ή υποβολή). Επισημαίνεται ότι μπορεί να υπάρχει μόνο ένας/μία PCoCo ανά πρόσκληση ή προσφορά.

Για να προσθέσετε/αφαιρέσετε ρόλους σε μια προσφορά, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  Οι CoCo που προστίθενται όπως περιγράφεται ανωτέρω αφότου η αναθέτουσα αρχή έχει αποστείλει πρόσκληση στον/στην προσφέροντα/-ουσα να υποβάλει αναθεωρημένη προσφορά μέσω της πύλης δεν θα μπορούν να υποβάλουν την αναθεωρημένη προσφορά. Μόνο ο/η PCoCo / οι CoCo που έχουν λάβει την πρόσκληση ή οι CoCo που έχουν προστεθεί μέσω του πλήκτρου ενέργειας «Διαχείριση ρόλων» (Manage roles) στην πρόσκληση θα μπορούν να υποβάλουν αναθεωρημένη προσφορά (βλ. τις κατευθυντήριες γραμμές για τον δεύτερο γύρο / επόμενο/-ους γύρο/-ους).

Οι ειδοποιήσεις μου (My notifications)

Ο/Η  PCoCo/CoCo μπορεί να προσπελάσει αυτήν τη σελίδα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το κουδουνάκι στο άνω δεξιό τμήμα της οθόνης αφού συνδεθεί στην πύλη «Funding & Tenders».

Σε αυτήν τη σελίδα, ο/η PCoCo/CoCo μπορεί να βρει τις ακόλουθες ειδοποιήσεις:

• Πρόσκληση υποβολής (αναθεωρημένης) προσφοράς
• Υπενθύμιση σχετικά με την επικείμενη προθεσμία υποβολής για μια διαδικασία
• Χρήση του PIC του οργανισμού για υποβολή
• Submission Receipt (Απόδειξη υποβολής) (αποδεικτικό υποβολής προσφοράς)
• Withdrawal Receipt (Απόδειξη απόσυρσης) (αποδεικτικό απόσυρσης προσφοράς)
  
• Τα έγγραφα επικαιροποιούνται για μια διαδικασία
• Οι ερωτήσεις και απαντήσεις περιορισμένης πρόσβασης δημοσιεύονται
• Η προκήρυξη δημοσιεύεται από την αναθέτουσα αρχή
• Επικαιροποιούνται οι λεπτομέρειες της διαδικασίας (προθεσμία υποβολής προσφορών, τίτλος, περιγραφή κ.λπ.)

Στην καρτέλα «Προτιμήσεις» (Preferences) κάτω από την επιλογή «Διαχείριση όλων των ειδοποιήσεων» (Manage all notifications) (στο κάτω μέρος της λίστας ειδοποιήσεων) ο/η PCoCo/CoCo μπορεί να επιλέξει τη συχνότητα των ειδοποιήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την πύλη «Funding & Tenders». Ανεξάρτητα από την επιλογή σας, όλες οι ειδοποιήσεις είναι πάντα διαθέσιμες στην ενότητα Οι ειδοποιήσεις μου (My notifications) .

Οι επίσημες ειδοποιήσεις μου (My Formal Notifications) 

Αυτή η ενότητα, στο μενού πλοήγησης  στα αριστερά, δεν χρησιμοποιείται επί του παρόντος για διαδικασίες δημόσιων συμβάσεων.

                                                                                                  Μεταβείτε στον δεύτερο γύρο της διαδικασίας για καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο υποβολής της αναθεωρημένης προσφοράς

  Μπορείτε να βρείτε τον συνοπτικό οδηγό για τις διαδικασίες με διαπραγμάτευση και άλλες διαδικασίες σύναψης συμβάσεων σε όλες τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ στην ενότητα «συνοπτικοί οδηγοί eSubmission» .