Кратко ръководство за процедури на договаряне — подаване на първоначални оферти

(процедури на договаряне и състезателни процедури с договаряне без обявление)

Бързите ръководства бяха преразгледани, за да се включат най-новите характеристики и функции в работния процес. Понастоящем тази актуализирана версия е достъпна само на английски език. Скоро ще бъде осигурен превод на всички езици на ЕС.

Първи стъпки

Добре дошли в системата eSubmission!

Системата eSubmission дава възможност на стопанските субекти да участват по електронен път в процедури на ЕС за възлагане на обществени поръчки, като изготвят подавания (т.е. оферти и преразгледани оферти)  и ги подават в електронна форма по структуриран и сигурен начин.

Настоящото ръководство се прилага за подаването на първоначални оферти при процедури на договаряне и състезателни процедури с договаряне без обявление . При тези процедури само поканените кандидати могат да подадат първоначална оферта, която възлагащият орган може да поиска да бъде допълнително преразгледана в следващ кръг на преговорите. За повече информация относно последващия(те) кръг(ове) на преговаряне вижте ръководството за кръг 2/последващ(и) кръг(ове).

Като стопански субект можете:

• да въведете Вашия отговор във връзка с процедура, започната от институция или орган на ЕС
• да подадете по сигурен начин
• да видите или редактирате запазена чернова
• да изтриете чернова на подаване
• да получите потвърждение за подаване (Submission Receipt)
• да оттеглите подаване преди крайния срок за получаване на подавания
• да получите потвърждение за оттегляне (Withdrawal Receipt)

Моля, прочетете системните изисквания.

Ще ги намерите на началната страница на приложението eSubmission и  в раздел „Приложения“ (Attachments) на страницата „Страни“ (Parties).

Как да получа техническа помощ?

Ако се нуждаете от помощ, можете да се свържете с екипа ни по поддръжка от 8:00 до 20:00 ч. централноевропейско време.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Екипът по поддръжка работи само на английски език.

Как да получа достъп до eSubmission?

Вашият достъп до eSubmission винаги ще бъде в контекста на процедура за възлагане на обществена поръчка. Ще намерите публикувани процедури за възлагане на обществени поръчки на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders Portal).

Какво е необходимо, за да ползвам eSubmission?

За да използвате eSubmission, трябва да се регистрирате в системата на Европейската комисия за удостоверяване на автентичността на потребителя (EU Login) и да отговорите на покана за подаване на оферти, публикувана на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders). За разпознаване на Вашата организация при електронно подаване тя трябва да е регистрирана в регистъра на организациите на Комисията (регистър на участниците) и да има PIC (идентификационен код на участник). За повече информация за PIC вижте тук . Регистрацията е отворена за всички организации и е безплатна.

EU Login

EU Login е входът за достъп до различни услуги и/или системи на Европейската комисия. Ако все още нямате профил в EU Login, можете да го създадете.

За повече информация вижте страницата за помощ за EU Login.

Портал за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)

Порталът за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) е единна входна точка (единно пространство за електронен обмен на данни) за участници и  експерти в програмите за финансиране и тръжните процедури, управлявани от Европейската комисия и други институции, органи или агенции на ЕС.

На Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) участниците могат:

• да търсят възможности в програмите за финансиране или в процедурите за възлагане на обществени поръчки на ЕС

• да се абонират за покани за подаване на оферти
• да разглеждат документация за обществени поръчки
• да създават и изпращат въпроси 

• да се регистрират в регистъра на участниците 

• да получат достъп до eSubmission

• да получат достъп до потвържденията за подаване (Submission Receipt)

• да разглеждат, редактират или изтриват чернови на подавания

• да оттеглят подавания и да получат достъп до потвържденията за оттегляне (Withdrawal Receipt).

• да управляват роли

Регистър на участниците

Комисията създаде достъпен по интернет регистър на организациите, участващи в поканите на ЕС за подаване на оферти или предложения, за да приложи принципа на еднократност: данните във връзка с организацията на участника е необходимо да бъдат подадени само веднъж.  След регистрацията всяка организация получава уникален идентификационен код на участник (PIC). За да научите как да получите PIC в регистъра на участниците, моля, вижте тази страница.

При процедурите на договаряне или състезателните процедури с договаряне без обявление оферта могат да представят само поканените кандидати.

Ако бъдете поканени да подадете оферта, ще получите:

• покана по електронната поща
• уведомление на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)
  

В електронната поща с поканата ще получите хипервръзка, която ще ви отведе до раздела „Моите покани“ (My Invitation(s) на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) — трябва да влезете с Вашия EU Login.

Ако все още нямате профил в EU Login, свързан с адреса на електронна поща, използван от възлагащия орган за поканата, Порталът за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) автоматично ще Ви го създаде. За подробно обяснение вижте тук .

Разглеждане на покани (View Invitation(s)

От навигационното меню вляво ще намерите поканите в раздел „Моите покани“ (My Invitation(s). Също така вдясно, над списъка с покани, има поле за търсене.

Щракнете върху „Изберете организация“ (Select Organisation) от бутона „Действие“ (Action) за получената покана — трябва да изберете организацията, посочена в писмото с поканата като „Участник“.

 Ще се появи изскачащ прозорец, в който ще имате две възможности:

• • Моите организации (My organisations) — можете да изберете организация сред тези, за които имате роля: роля в организацията (напр. саморегистриращ се, упълномощен представител на правния субект (LEAR), законен подписващ субект (LSIGN)) или за проект (подаване на заявление/покана/договор/безвъзмездни средства) . Ако Вашата организация все още не е регистрирана, първо трябва да я регистрирате в регистъра на участниците, за да получите идентификационен код на участника (PIC). Допълнителна информация можете да намерите тук. След като организацията Ви е регистрирана, можете да изберете новосъздадения PIC.

• • Друга организация (Other organisation) — можете да търсите в организациите, регистрирани в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), като въведете името на организацията или номера PIC.

Едва след като изберете организацията си, ще можете да видите подробностите за поканата и документите.

Щракнете върху връзката „Виж подробности“ (See details), с цел: 

• • Да разгледате подробностите на процедурата
    В раздела „Обща информация“ (General information) можете да видите информацията, свързана с процедурата.
    
    
  • Да осъществите достъп до документи с ограничен достъп за обществени поръчки
    В раздела „Документи с ограничен достъп“ (Restricted documents) можете да се запознаете сдокументацията на процедурата.   
  • 
    
    Ако има няколко версии на даден документ, ще видите последната версия на екрана. За да видите по-стара версия, щракнете върху падащото меню и изберете версията, която искате да видите. Можете също така да се запознаете с наличните преводи (ако има такива).
  • 
  • Да осъществите достъп до раздела с въпроси и отговори (Q&A) с ограничен достъп.  
    От този раздел можете да зададете въпрос относно процедурата. 
  • 
    Ако възлагащият орган предостави отговора като частен, той ще се появи в раздела „Моите въпроси и отговори“ (My Q&A). Ако отговорът е предоставен за всички кандидати, поканени в процедурата, той ще се появи в раздела „Въпроси и отговори с ограничен достъп“ (Restricted Q&A) . За повече информация вижте „Как да създадем и изпратим въпрос на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders)“ .

Подаването може да се извърши само от раздела „Моите покани“ (My Invitation(s). Не могат да бъдат подавани оферти от страницата с подробности за процедурата.

Моите покани (My Invitation(s)

За всяка покана можете да видите справочния номер на процедурата, статуса на поканата (получена, потвърдена), крайния срок, обособената група от позиции (ако е приложимо), наименованието на процедурата, вида на процедурата и етапа.

Менюто „Действие“ (Action) на поканата/подаването Ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на поканата/подаването.

За покани със статус „Получена“ (Received):  

• „Потвърждаване на получаването“ (Acknowledge Receipt): щракнете тук, за да потвърдите, че сте получили поканата за представяне на оферта. Ще бъдете прехвърлени към портала eSubmission, където можете да подадете офертата си.
• „Управление на ролите“ (Manage Roles):  можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да осъществяват достъп до поканата и да подадат оферта).
• „Преглед на подробностите“ (See Details): ще можете да видите подробности за процедурата (вж. по-горе).

За покани със статус „Потвърдена“ (Acknowledged): 

• „Начало на ново подаване“ (Start New Submission): щракнете, за да подадете нова оферта.
• „Управление на ролите“ (Manage Roles): можете да разглеждате и управлявате достъпа до Вашите покани (да добавяте/премахвате лица, които също ще могат да разглеждат поканата и да подадат оферта).
• „Преглед на подробностите“ (See Details): ще можете да видите подробности за процедурата ( вж. по-горе ).
  
  

Ако сте започнали подаване или вече сте подали, ще видите връзката „Подаване“ (Submission(s).

Менюто „Действие“ (Action) вдясно на всяко подаване ви позволява да извършвате различни действия в зависимост от статуса на подаването.

За подавания със статус „Чернова“ (Draft):

• „Редактиране“ (Edit): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Сега можете да редактирате подаването си в eSubmission.
• „Преглед“ (View): eSubmission отваря екрана, на който сте били при напускането на приложението. Не е възможно да редактирате подаването, тъй като го разглеждате в режим „само за четене“. 
• „Изтриване“ (Delete): черновата на подаването ще бъде изтрита от Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

За подавания със статус „Подадено“ (Submitted):

• „Преглед на потвърждението“ (View Receipt): показва се потвърждението за подаването.
• „Оттегляне“ (Withdraw) (достъпно само преди изтичането на срока за подаване):  посочете причината за оттегляне на подаването и потвърдете, като щракнете върху бутона „Оттегляне“ (Withdraw). След като веднъж сте оттеглили подаването, повече не можете да го разглеждате, редактирате или подадете отново.

За подавания със статус „Оттеглено“ (Withdrawn):

• „Преглед на потвърждението за оттегляне“ (View Withdrawal Receipt): показва се потвърждението за оттеглянето.

За подавания със статус „Изтрито“ (Deleted):

• Менюто „Действие“ (Action) не е налично за офертите със статус „Изтрито“ (Deleted). След като оферентът изтрие чернова на оферта, тя повече не е налична. 

За да можете да подадете оферта, първо трябва да потвърдите получаването на поканата за представяне на оферта:

• Намерете процедурата в „Моите покани“ (My Invitation(s) в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).

• В меню „Действие“ (Action) на процедурата щракнете върху „Потвърждаване на получаването“ (Acknowledge Receipt), за да потвърдите, че сте получили поканата. Статусът на поканата ще стане „Потвърдена“ (Acknowledged).

След като потвърдите получаването на поканата, автоматично ще бъдете пренасочени към системата eSubmission, където можете да започнете подаването на Вашата оферта, като щракнете върху „Ново подаване“ (New submission). 

Ако предпочитате да започнете подаването по-късно:

• влезте в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders).
  

• Отидете в „Моите покани“ (My Invitation(s) и намерете процедурата.

• Щракнете върху „Започване на ново подаване“ (Start new submission) в менюто „Действие“ (Action) на процедурата. След това ще бъдете пренасочени към eSubmission.

В eSubmission щракнете върху „Ново подаване“ (New submission), за да започнете ново подаване, или върху „Редактиране на чернова“ (Resume draft), за да възобновите започнатата по-рано работа по подаване. 

Сърфиране в eSubmission 

Когато започнете подаването, ще видите линия за напредъка в горната част на екрана. Тази линия показва всички стъпки, които трябва да преминете до подаването на Вашата оферта. Можете също така да видите на кой етап сте в момента.

Във всеки един момент от процеса на подаване можете да видите какви документи са качени, като щракнете върху бутона „Документи, включени в подаването“ (Submission documents) в лявата част на екрана.

На възлагащия орган не се изпраща нищо, докато не щракнете върху бутона Подаване (Submit) в края на процеса на подаване.

Начини за подаване

Когато започнете ново подаване, ще трябва да посочите:

• как ще подадете офертата: Самостоятелно подаване или Съвместно подаване
• дали подаването включва участието на подизпълнители,
• на какъв език ще бъде изготвено подаването.

След като направите избора си, щракнете върху бутона „Следващо“ (Next) в долната част на страницата.

Страни

В този раздел трябва да посочите организациите, участващи във Вашето подаване (участници). Щракнете върху „Нова страна“ (New party) и изберете вида участник: основен участник (в случай на самостоятелно подаване), ръководител на групата или член на групата (в случай на съвместно подаване) и подизпълнител (ако е приложимо).

Всички участници, с изключение на подизпълнителите, трябва да бъдат идентифицирани с PIC – идентификационен код на участник. За да проверите дали даден субект вече има PIC (т.е. дали вече е регистриран в регистъра на участниците), използвайте бутона  „Търсене“ (Search) . Можете да търсите по PIC, номер по ДДС, национален регистрационен номер и държава. За да можете да търсите по номер по ДДС или национален регистрационен номер, трябва също да изберете държавата.

Ако не бъдат намерени резултати, организацията трябва да се регистрира, за да получи PIC. След като получите PIC, се върнете обратно в eSubmission , потърсете по PIC и изберете показаната организация.

Данните, свързани с PIC в регистъра на участниците, ще се появят на екрана и ще трябва да предоставите следните задължителни данни/документи:

• за основния участник или ръководителя на групата:
• лице за контакт (име и електронен адрес)
• IBAN/номер на банкова сметка
• за всички участници: клетвена декларация (надлежно попълнена и подписана) в раздел „Приложения“ (Attachments).

Проверете в тръжните спецификации какви документи се изискват за подаване на оферта.

В раздел „Лице за контакт“ (Contact Person) потребителят може да посочи себе си (името вече е попълнено) или друго лице за контакт във връзка с подаването на офертата. Лицето за контакт получава ролята Primary Coordinator Contact ( PCoCo ) в Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders), а потребителят, подаващ офертата (ако е различен от лицето за контакт) — ролята Coordinator Contact ( CoCo ). 

Ако лицето с роля PCoCo няма профил в EU Login, автоматично ще бъде създаден временен профил в EU Login въз основа на електронния адрес на лицето за контакт и то ще бъде поканено по електронната поща да завърши регистрацията в EU Login. Поканата ще бъде автоматично системно съобщение без препратка към процедурата.

В раздел „Приложения“ (Attachments) за всеки участник можете да качите документи, свързани с критериите за изключване и подбор. Проверете в тръжните спецификации какви документи за отделните участници трябва да бъдат включени в подаването.

Щракнете върху „Готово“ (Done) , когато сте готов/а. 

След като преминете стъпка Начини за подаване, вече не е възможно начинът да се промени от „съвместно подаване“ на „самостоятелно подаване“ или обратно. В случай че желаете да промените начина на подаване или ръководителя на групата, трябва да създадете ново подаване, с което ще изтриете черновата си (всички въведени преди това данни и качени документи ще бъдат изтрити).

Щракнете върху „Следващо“ (Next), за да преминете към следващия етап.

Обособени групи от позиции

При процедура с няколко обособени групи от позиции, изберете обособените групи от позиции, за които искате да подадете оферта, и щракнете върху бутон „Следващо“ (Next) .  

Разпознаването на участниците се отнася до подаването като цяло. Ако съставът на консорциума е различен за всяка обособена група от позиции, ще трябва да подадете отделно заявление за участие за всяка обособена група от позиции.

„Данни за офертата“ (Tender data)

В този раздел трябва да въведете сумата по Вашата оферта (само в случай на метод на възлагане „най-ниски разходи“ или „най-ниска цена“ — уверете се, че използвате същия формат като в примера на екрана) и/или да посочите дали Вашата оферта отговаря на минималните изисквания, определени в документацията за обществената поръчка.

Ако посочите, че офертата Ви не отговаря на минималните изисквания, от Вас ще се изиска да предоставите обяснение в специално за целта текстово поле. Потвърждаването на съответствието или
несъответствието, както и обяснението в случай на несъответствие, ще бъдат отразени в доклада за подаването.

След като щракнете върху бутона „Запазване“ (Save), можете да качите финансовата оферта и, ако възлагащият орган изисква това в тръжните спецификации, техническата оферта. Можете да качите повече от един файл във връзка с техническата/финансовата оферта. 

След като се уверите, че данните за офертата са точни и всичко необходимо е попълнено, щракнете върху бутона „Следващо“ (Next). Бутонът ще бъде активен само ако са предоставени всички задължителни данни и документи.

На този етап черновата на офертата Ви, включително всички Ваши документи, все още не са подадени .

„Доклад за подаването“ (Submission report)

Докладът за подаването се генерира от системата и е част от подаването. В доклада са посочени всички документи, включени в подаването.

Системата eSubmission генерира автоматично доклада и го добавя към Вашето подаване. Можете да прегледате доклада на екрана или да го изтеглите (преди да подадете офертата). Не е необходимо да подписвате и качвате подписания доклад в eSubmission.

След като разгледате доклада за подаването, ако смятате, че то е пълно и готово за подаване, щракнете върху „Следващо“ (Next), за да продължите.

Докладът за подаването не е доказателство за самото подаване. Все още не сте извършили подаването . Моля, преминете към следващата стъпка и  щракнете върху „Подаване“ (Submit) , за да приключите подаването.

Подаване на офертата

Когато сте готови да подадете своята оферта, щракнете върху „Подаване“ (Submit) . Системата ще покаже съобщение за потвърждение.

Щракнете върху „Да“ (Yes), ако искате да потвърдите: повече няма да можете да променяте това подаване.

Моля, имайте предвид, че системата няма да Ви позволи да подадете оферта, ако срокът за получаване на оферти е изтекъл.

На електронния адрес на лицето с роля PCoCo/CoCo ще бъде изпратено уведомление. Това уведомление съдържа връзка към Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) , където лицето с роля PCoCo/CoCo може да намери потвърждението за подаването. Имайте предвид, че титулярите на номерата PIC, използвани при подаването, ще бъдат уведомени.

Това потвърждение за подаване е доказателството, че е бил спазен срокът за получаване на подавания.

На профила в EU Login, свързан с адреса на електронна поща, на който е изпратена поканата, се дава ролята Primary Coordinator Contact (PCoCo) за съответната покана.

Чрез бутона „Управление на ролите“ (Manage Roles) (вж. по-долу) PCoCo може да добави други лица от своята организация като Coordinator Contact(s) (CoCo) за съответната покана.

Лицето за контакт, посочено при подаването на офертата, получава ролята PCoCo за подаването и поканата за последващ(и) кръг(ове). Потребителят, който подава офертата (ако е различен от лицето за контакт в подадената оферта), получава ролята Coordinator Contact (CoCo) за подаване на офертата и поканата за последващ(и) кръг(ове), освен ако ролята не е била премахната от PCoCo/друг CoCo на подаденото заявление в периода между отварянето на офертата от възлагащия орган и получаването на поканата за последващ(и) кръг(ове).

Всички действия, описани по-горе (вж. раздела „Моите покани“ (My Invitations),  могат да бъдат извършени от PCoCo или CoCos на съответния елемент (покана или подаване). Моля, имайте предвид, че за дадена покана или подаване може да има само едно лице с роля PCoCo.

За да добавите/премахнете роли за дадено подаване, следвайте стъпките по-долу:

  CoCos, които са добавени по описания по-горе начин, след като възлагащият орган е изпратил покана до оферента за подаване на преразгледана оферта чрез портала, няма да могат да подадат преразгледаната оферта. Само PCoCo/CoCos, които са получили поканата, или CoCos, които са добавени чрез бутона за действие „Управление на ролите“ (Manage roles) в поканата, ще могат да подадат преразгледана оферта (вж. указанията за кръг 2/последващ(и) кръг(ове).

„Моите уведомления“ (My notifications)

За достъп до тази страница лицето с роля  PCoCo/CoCо трябва да влезе в профила си на Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders) и да щракне върху иконката „камбанка“ горе вдясно на екрана.

На тази страница лицето с роля PCoCo/CoCo  може да намери следните уведомления:

• Покана за представяне на (преразгледана) оферта
• Напомняне за наближаващия краен срок за подаване на документи за процедура
• Използване на PIC на организацията за подаване
• Потвърждение за подаване (Submission Receipt ) (доказателство за подаване на оферта)
• Потвърждение за оттегляне (Withdrawal Receipt) (доказателство за оттегляне на оферта)
  
• Актуализират се документите за дадена процедура
• Публикуват се въпросите и отговорите с ограничен достъп
• Възлагащият орган публикува обявление.
• Актуализират се данните за процедурата (краен срок за подаване на оферти, заглавие, описание и др.)

В рубриката „Предпочитания“ (Preferences) от менюто „Управление на всички уведомления“ (Manage all notifications) (в края на списъка с уведомления) лицето с роля PCoCo/CoCo може да избере честотата на уведомленията по електронната поща от Портала за финансиране и обществени поръчки (Funding & Tenders). Независимо от Вашия избор всички Ваши уведомления винаги са на разположение в раздела „Моите уведомления“ (My notifications) .

Моите официални уведомления (My Formal Notification(s) 

Този раздел в навигационното меню  вляво понастоящем не се използва за процедури за възлагане на обществени поръчки.

                                                                                                  Преминете към втория кръг от процедурата за указания относно начина на подаване на преразгледаната оферта

  Краткото ръководство за процедурите на договаряне и други процедури за възлагане на обществени поръчки на всички официални езици на ЕС можете да намерите в нашия раздел Кратки ръководства за eSubmission .