Sådan udarbejder du dit bud i eSubmission

Enhver økonomisk aktør kan indgive et bud via det link til Funding and Tenders Portal, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen.
 

Når du er på Funding and Tenders Portal, skal du klikke på Få adgang til indgivelse: dette omdirigerer dig til eSubmission-portalen, forudsat at du er logget ind med din EU Login-konto.  

Først skal du læse og acceptere vilkår og betingelser og bekræfte, at du har læst og forstået databeskyttelseserklæringen fra F&T Portal og databeskyttelseserklæringen for tildeling og forvaltning af offentlige indkøb og kontrakter.
I eSubmission kan du klikke på Nyt bud for at oprette et nyt bud eller på Gå videre med udkastet for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. Du kan også gå videre med dit udkast fra Funding & Tenders Portal (se yderligere oplysninger i afsnittet Sådan administrerer du bud i Funding & Tenders Portal i denne vejledning).

Sådan navigerer du i eSubmission

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på.
Du kan til enhver tid under indsendelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet, ved at klikke på Dokumenter vedr. buddet i venstre side af skærmen.    

Sådan indgiver du bud   

 
Når du opretter et nyt bud, vil du blive bedt om at anføre:

• hvordan du vil indgive dit bud: som et individuelt bud eller et fælles bud
• om buddet omfatter underleverandører
• på hvilket sprog buddet affattes.

Klik på knappen næste nederst på siden, efter du har truffet dit valg.

Kontrahenter

             
I dette afsnit skal du angive de organisationer, der deltager i buddet (deltagerne). Klik på ny kontrahent og angiv deltagerens type: hovedansvarlig deltager (i individuelle bud), gruppeleder/gruppemedlem (i fælles bud) og underleverandør (hvis det er relevant).

 
Alle deltagere bortset fra underleverandører skal identificeres med en PIC — en deltageridentifikationskode.  Du kan bruge feltet Søg organisation for at se, om en enhed allerede har en PIC (dvs. allerede er registreret i deltagerregistret). Der er to søgemuligheder:  mine organisationer eller andre organisationer.

 
Mine organisationer:  Klik på rullemenuen for at se listen over organisationer, som den registrerede bruger har anvendt i tidligere indgivelser, eller for hvilke vedkommende har fået tildelt en rolle (f.eks. selvregistrant, LEAR eller kontoadministrator). Det er de samme organisationer, som brugerne kan se under fanebladet "Mine organisationer" i menuen til venstre på F&T-portalen, når de har logget på deres EU Login-konto.

Andre organisationer: du kan søge efter andre organisationer, der er registreret i deltagerregistret, ved at indtaste enten organisationens navn eller PIC (Participant Identification Code).

Hvis søgningen ikke giver noget resultat, skal organisationen registreres for at få et PIC. Når din organisation er registreret, kan du gå tilbage til eSubmission og vælge den nyoprettede PIC ved hjælp af en af de to søgemuligheder.

 
Deltagerregistrets data om den pågældende PIC vises på skærmen, hvorefter du vil blive bedt om at indsende følgende obligatoriske oplysninger/dokumenter:

• for den hovedansvarlige deltager eller lederen af gruppen:
  • kontaktperson (navn og e-mailadresse)
  • IBAN/bank-kontonummerHvis bankkontoen har IBAN-kode, skal du sætte kryds i afkrydsningsfeltet "IBAN", og eSubmission vil kontrollere, om IBAN-bankkontoen er gyldig.
• for samtlige deltagere: erklæring på tro og love (behørigt udfyldt og underskrevet) i afsnittet bilag.

I afsnittet "kontaktperson" kan brugeren angive sig selv (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person som kontaktperson for indgivelse af buddet. Kontaktpersonen får rollen som primær koordinator ("Primary Coordinator Contact" eller PCoCo) på Funding & Tenders Portal. Hvis buddet indsendes af en anden person end kontaktpersonen, får denne person rollen som koordinator ("Coordinator Contact" eller CoCo). 
Hvis PCoCo ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil blive opfordret pr. e-mail til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet.
I afsnittet bilag for hver deltager kan du uploade deltagerens dokumenter, som den ordregivende myndighed har anmodet om, sammen med buddet. Kontrollér udbudsbetingelserne for at finde frem til, hvilke dokumenter der skal indgå i anmodningen om deltagelse for hvilke deltagere.
Klik på knappen udført, når du er klar. 

Klik på næste for at gå videre til næste trin.

Delkontrakter

   
Ved procedurer med flere delkontrakter skal du vælge de delkontrakter, som du vil afgive bud på, og derefter klikke på knappen næste.

Buddata

I dette afsnit skal du angive beløbet i dit bud (kun i tilfælde hvor tildelingen afhænger af de laveste omkostninger eller den laveste pris – husk at bruge samme format som eksemplet på skærmen) og/eller angive, om dit bud opfylder mindstekravene i udbudsdokumenterne.
 
Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.
Når du har klikket på knappen gem, kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud.
Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet er fuldstændigt, skal du klikke på knappen næste. Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

Budrapport

 
Budrapporten genereres af systemet og indsendes sammen med buddet. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indsendes sammen med buddet.
eSubmission genererer budrapporten automatisk og indgiver rapporten sammen med buddet. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.
Når du har set indsendelsesrapporten, og hvis du mener, at ansøgningen er færdig og klar til indsendelse, skal du klikke på knappen næste for at fortsætte.

Indsend dit bud

 
Klik på indsend, når du er klar til at indsende dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.
 

Klik på Ja, hvis du vil bekræfte, at du ikke længere vil kunne ændre dette bud. Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet. Når der er mindre end en dag tilbage før indsendelsesfristen, viser eSubmission de resterende timer/minutter indtil fristen. 

Der sendes en meddelelse pr. e-mail til adressen på den kontaktperson, der er angivet i buddet (PCoCo) og til den adresse (hvis den er forskellig), som er knyttet til den EU Login-konto, der blev anvendt ved indgivelsen af buddet (CoCo). Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders Portal, hvor du kan se kvitteringen for modtagelsen af buddet. Bemærk, at indehaverne af den PIC, du har indtastet, underrettes herom.

Sådan administrerer du bud i Funding & Tenders Portal

For at komme til dit private område på Funding & Tenders Portal skal du autentificere dig selv ved at bruge login-knappen øverst til højre på Funding & Tenders-portalens hjemmeside (indtast dit brugernavn og adgangskode til EU Login).

Se bud

I afsnittet mit område øverst til venstre finder PCoCo/CoCo buddene under afsnittet udbudscenter / bud.
Der findes et søgefelt til højre over listen med bud.

Afsnit om bud  

For hvert bud kan PCoCo/CoCo se udbuddets referencenummer, buddets ID-kode, tidspunktet for den seneste udførte handling og buddets status (udkast, indsendt, trukket tilbage, slettet), delkontraktnummer (hvis dette er relevant), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel og udbuddets type.

 
Via menuknappen (tre punkter), der er til højre for hvert enkelt bud (medmindre buddet er blevet slettet), kan PCoCo/CoCo udføre forskellige handlinger afhængigt af buddets status.
For bud, der har status som udkast:

• Rediger: eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
• Se:  eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
• slet: udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders Portal.
  
  

For bud, der har status som indsendt:
  

• Se kvittering for modtagelse: kvitteringen for, at buddet er modtaget, vises.
• Træk bud tilbage (kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet): du skal først indtaste begrundelsen til tilbagetrækningen i eSubmission og derefter bekræfte, at du vil trække buddet tilbage, ved at klikke på knappen Træk bud tilbage. Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som trukket tilbage:
 

• Se kvittering for tilbagetrækning: kvittering for, at buddet er trukket tilbage, vises.
  
  

For bud, der har status som slettet:

Der er ingen foranstaltninger til rådighed for bud med status slettet. Når et udkast til bud er blevet slettet. kan budgiveren ikke hente det igen.