Kvikguide for udbud med forhandling – 2. runde/efterfølgende runde(r)

(udbud med forhandling og udbud med forhandling på konkurrencevilkår uden foregående offentliggørelse)

De hurtige vejledninger er blevet revideret, så de omfatter de seneste funktioner og funktioner i arbejdsgangen. Denne ajourførte udgave er i øjeblikket kun tilgængelig på engelsk. Der vil snart foreligge oversættelser til alle EU-sprog.

Gå til den  første runde af proceduren for vejledning i, hvordan det indledendeudbud indgives..

Sådan kommer du i gang

Disse retningslinjer gælder for alle efterfølgende runder af udbud med forhandling og udbud med forhandling på konkurrencevilkår uden offentliggørelse, hvor den ordregivende myndighed har anmodet dig om at afgive et revideret tilbud via eSubmission (bemærk, at den ordregivende myndighed kan beslutte ikke at anmode dig om at revidere dit tilbud eller anmode om, at dit reviderede tilbud afgives uden for eSubmission). Yderligere oplysninger om indgivelse af indledende bud ved udbud med forhandling findes i afsnittet om første runde af udbud med forhandling.

Som økonomisk aktør kan du:

• registrere dit svar på en procedure iværksat af en EU-institution eller et EU-organ
• indsende bud på sikker vis
• se eller arbejde videre på et gemt udkast
• slette et udkast til bud
• modtage bevis for indgivelse (Submission Receipt)
• trække et indgivet bud tilbage, inden fristen for indgivelse er udløbet
• modtage bevis for tilbagetrækning (Withdrawal Receipt).

Husk at læse systemkravene.

Disse kan findes på forsiden af eSubmission-applikationen og i afsnittet for bilag på siden vedrørende Kontrahenter .

Sådan får du teknisk hjælp

Hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte vores supportteam mellem 08:00 og 20:00 CET/CEST.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Supportteamet kan kun kontaktes på engelsk.

Hvis den ordregivende myndighed beslutter at opfordre dig til at indsende et revideret bud, vil du modtage:

• en e-mail med opfordring til indgivelse af bud
• en meddelelse på F&T-portalen.

E-mailen med opfordringen og meddelelsen  vil blive sendt til:

• e-mailadressen på den kontaktperson, der er angivet i det seneste bud (den primære koordinator (PCoCo))

• e-mailadresserne på alle personer, der har rollen som koordinatorer (CoCo), når opfordringen sendes, dvs. de har modtaget CoCo-rollen på en af følgende måder, og rollen er ikke blevet fjernet via funktionen "Administrer roller" i mellemtiden:
  • enhver kontaktperson, der er anført i tidligere tilbud, men ikke i det sidste tilbud
  • enhver kontakt, hvis EU Login-konto blev anvendt til at afgive det indledende bud samt ethvert revideret bud
  • enhver kontakt tilføjet ved hjælp af "Manage Roles" (administrer roller).

Meddelelserne kan tilgås via området My notifications på Funding & Tenders-portalen.

"View Invitations" (se opfordring(er))

I e-mail-invitationen vil du modtage et link, som vil tage dig til My Invitation(s)" (mine opfordringer) på F&T-portalen – du skal logge ind med dit EU Login. Hvis du endnu ikke har en EU Login-konto, opretter F&T-portalen den automatisk for dig.   Se detaljeret forklaring  her .

Fra navigationsmenuen til venstrefinder du opfordringerne under afsnittet My Invitation(s) . Der findes også et søgefelt til højre ovenover listen med opfordringer.

  Opfordringen til at afgive et revideret bud i en eller flere efterfølgende runder vil være en særskilt opfordring under My Invitation(s). Det vil ikke være en del af den opfordring, der sendes til den indledende runde eller en eller flere efterfølgende runder (hvis der er nogen) i forbindelse med udbuddet. Denne opfordring vil have sine egne detaljer og dokumenter (hvis nogen) samt et nyt indsendelseslink under Action-menuen for opfordringer. Dokumenterne fra de tidligere opfordringer er ikke medtaget i den nye opfordring – de kan stadig ses i de tidligere opfordringer.

Under My Invitation(s) kan du se nærmere oplysninger om opfordringen og dokumenterne.

 Klik på "See details" (se nærmere oplysninger) for at: 

• Se nærmere oplysninger om udbuddet
  Under afsnittet General information (generelle oplysninger) kan du se oplysningerne i forbindelse med udbuddet.

• Se udbudsdokumenter med begrænset adgang
  Under afsnittet Restricted documents (dokumenter med begrænset adgang) kan du se dokumenterne i udbuddet. 

Hvis der er flere versioner af et dokument, vil du se seneste version på skærmen. For at se en ældre version kan du klikke på rullemenuen og vælge den version, du vil se. Du kan også konsultere de tilgængelige oversættelser (hvis der er nogen).

• Se afsnittet med spørgsmål og svar med begrænset adgang 
  I dette afsnit kan du stille et spørgsmål vedrørende udbuddet.

Hvis den ordregivende myndighed besvarer spørgsmålet privat, kan svaret ses i afsnittet "My Q&A". Hvis svaret gives til alle ansøgere, der opfordres til at deltage i udbuddet, vil det blive vist under "Restricted Q&A" (Q&A med begrænset adgang). For yderligere oplysninger henvises til How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal .

Buddet kan kun indsendes fra afsnittet "My Invitation(s)". Der kan ikke afgives bud fra siden med udbudsoplysninger.

Afsnittet "My Invitation(s)"

For hver opfordring kan du se udbuddets referencenummer, status for opfordringen (modtaget, bekræftet), fristen, delkontrakten (hvis dette er relevant), udbuddets titel, udbuddets type og trinnet.

I Action-menuen under opfordringen/buddet kan du udføre forskellige handlinger afhængigt af opfordringens/buddets status.

For opfordringer, der har status som Received (modtaget): 

• Acknowledge Receipt (bekræft modtagelse): klik her for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen til at indsende et bud. Du vil blive ført til eSubmission-portalen, hvor du kan indsende dit bud.
• Manage Roles (administrer roller): Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne se opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet ( se ovenfor ).

For opfordringer, der har status som Acknowledged (modtagelse bekræftet): 

• Start New Submission (opret nyt bud): Klik for at indsende et nyt bud.
• Manage Roles (administrer roller): Du vil kunne se og administrere adgangen til din opfordring (tilføje/fjerne personer, som også vil kunne se opfordringen og afgive et bud).
• See Details (se nærmere oplysninger): Du vil kunne se nærmere oplysninger om udbuddet ( se ovenfor ).

Hvis du er begyndt at udarbejde et bud eller allerede har indsendt et, vil du se linket Submission(s) (bud).

Action-menuen til højre for hvert bud giver dig mulighed for at udføre forskellige handlinger afhængigt af indsendelsesstatus.

For bud, der har status som Draft (udkast):

• Edit (rediger): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Du kan nu redigere dit bud i eSubmission.
• View (se): eSubmission åbner den side, du sidst befandt dig på. Buddet åbnes i skrivebeskyttet tilstand og kan derfor ikke redigeres. 
• Delete (slet): Udkastet til bud bliver slettet fra Funding & Tenders-portalen.

For bud, der har status som Submitted (indsendt):

• View Receipt (se bekræftelse på modtagelse): Bekræftelsen på, at buddet er modtaget, vises.
• Withdraw (træk buddet tilbage – kan kun anvendes, såfremt fristen ikke er udløbet):  Indtast begrundelsen for tilbagetrækningen, og bekræft derefter, at du vil trække dit bud tilbage, ved at klikke på knappen Withdraw. Når du har trukket et bud tilbage, kan du ikke længere se, redigere eller indsende det.

For bud, der har status som Withdrawn (trukket tilbage):

• View Withdrawal Receipt (se bekræftelse på tilbagetrækning): Bekræftelsen på, at buddet er trukket tilbage, vises.

For bud, der har status som Deleted (slettet):

• Action-menuen er ikke tilgængelig for bud med status som Deleted. Når et udkast til bud er blevet slettet, kan budgiveren ikke hente det igen. 

For at afgive et revideret bud til en efterfølgende runde skal PCoCo/CoCo først bekræfte modtagelsen af opfordringen:

• Find det relevante udbud under "My Invitation(s)" (mine opfordringer) på Funding & Tenders-portalen.
• Klik på Acknowledge Receipt i udbuddets "Action"-menu for at bekræfte, at du har modtaget opfordringen. Status for opfordringen ændres nu til Acknowledged (modtagelse bekræftet).

Når du har bekræftet modtagelsen af opfordringen, vil du automatisk blive videreført til eSubmission, hvor du kan oprette dit bud ved at klikke på New Submission (nyt bud).

Hvis du hellere vil oprette dit bud senere:

• Log ind på Funding & Tenders-portalen.
  

• Gå til My Invitation(s), og find udbuddet.

• Klik på Start new submission i udbuddets Action-menu. Du vil derefter blive videreført til eSubmission.

I eSubmission kan du klikke på Nyt bud for at oprette et nyt bud eller på Gå videre med udkast for at gå videre med et tidligere oprettet udkast. 

Navigering i eSubmission 

Når du opretter et bud, vil du kunne se en statuslinje øverst på siden. Denne linje viser de trin, du skal igennem, før du indsender dit bud. Du kan også se, hvilket trin du i øjeblikket er på.

Du kan til enhver tid under indgivelsen af dit bud kontrollere, hvilke dokumenter der er uploadet , ved at klikke på  Dokumenter vedr. buddet i venstre side af skærmen.

Der indsendes ikke noget til den ordregivende myndighed, før du har klikket på knappen Indsend til sidst i budprocessen.

Kontrahenter

På dette trin er det kun afsnittet  Kontaktperson, der kan redigeres .

Den bruger, der opretter buddet i eSubmission, kan angive sig selv som kontaktperson (navnet vil allerede være udfyldt) eller en anden person. Hvis sidstnævnte ikke har en EU Login-konto, oprettes der automatisk en midlertidig EU Login-konto baseret på kontaktpersonens e-mailadresse, og personen vil pr. e-mail blive opfordret til at færdiggøre sin EU Login-konto. Opfordringen tager form af en automatisk systemmeddelelse uden henvisning til udbuddet.

Kontaktpersonen får rollen som PCoCo på Funding & Tenders-portalen, og brugeren, der indsender buddet (hvis denne person er en anden end kontaktpersonen), får rollen som CoCo. 

Klik på Næste for at gå videre til næste trin.

Buddata

I dette afsnit skal du angive beløbet for dit bud ( kun hvis tildelingsmetoden er efter den laveste omkostning og den laveste pris , i samme format som i eksemplet på skærmen) og/eller bekræfte, om dit tilbud opfylder de minimumskrav, der er angivet i udbudsdokumenterne.

Hvis du angiver, at dit bud ikke opfylder minimumskravene, vil du blive bedt om en redegørelse i et dertil indrettet tekstfelt. Angivelsen af, om buddet opfylder kravene, og redegørelsen i benægtende fald vil blive afspejlet i budrapporten.

Når du har klikket på knappen Gem, kan du uploade det finansielle bud og det tekniske bud (såfremt dette kræves af den ordregivende myndighed i udbudsbetingelserne). Du kan uploade mere end én fil som teknisk/finansielt bud. 

Når du mener, at oplysningerne om buddet er korrekte, og buddet er fuldstændigt, skal du klikke på knappen Næste. Denne knap vil kun være aktiv, hvis alle de obligatoriske oplysninger og dokumenter er blevet indgivet.

På dette trin er dit bud og alle dine dokumenter stadig ikke indsendt .

Budrapport

Budrapporten genereres af systemet og udgør en del af buddet. Rapporten indeholder en liste over de dokumenter, der indsendes sammen med buddet.

eSubmission genererer automatisk budrapporten og indsender rapporten sammen med buddet. Du kan se rapporten på skærmen eller downloade den til egen opbevaring (inden du indsender buddet). Du behøver ikke underskrive og uploade den underskrevne rapport i eSubmission.

Når du har gennemgået budrapporten, og hvis du mener, at buddet er færdigt og klar til indsendelse, skal du klikke på Næste for at fortsætte.

Denne budrapport er ikke bevis for indsendelse af buddet. Du har endnu ikke indsendt buddet . Fortsæt til næste trin, og  klik på Indsend bud for at færdiggøre dit bud.

Indsend dit bud

Klik på Indsend bud, når du er klar til at indsende dit bud. Systemet viser derpå en bekræftelsesmeddelelse.

Klik på Ja for at bekræfte. Du vil herefter ikke længere kunne ændre buddet.

Bemærk, at systemet ikke giver dig mulighed for at indsende bud, hvis fristen for modtagelse er overskredet.

Der sendes en e-mailmeddelelse til den e-mailadresse, der er knyttet til den primære koordinators EU Login-konto ( PCoCo ) og alle koordinatorer ( CoCo ), der er angivet for det pågældende bud. Denne e-mail vil indeholde et link til Funding & Tenders Portal , hvor du kan se bekræftelsen på modtagelsen af buddet. 

Denne bekræftelse på modtagelse af bud udgør bevis for overholdelse af fristen for modtagelse af bud.

Den EU Login-konto, der er knyttet til den e-mailadresse, som opfordringen er sendt til, får rollen primær koordinator   (PCoCo) for opfordringen.

Ved hjælp af knappen "Manage Roles" (administrer roller) (se nedenfor) kan PCoCo tilføje andre personer fra sin organisation som koordinator(er) (CoCo) for opfordringen.

Den kontaktperson, der er angivet i det reviderede bud i eSubmission, får rollen primær koordinator (PCoCo) for buddet og opfordringen til de(n) efterfølgende runde(r). Den bruger, der afgiver buddet (hvis denne er forskellig fra kontaktpersonen i buddet), får rollen koordinator (CoCo) for buddet og opfordringen til efterfølgende runde(r),  medmindre rollen er blevet fjernet af PCoCo/en anden CoCo i forbindelse med indgivelsen af buddet i perioden mellem den ordregivende myndigheds åbning af tilbuddet og modtagelsen af opfordringen til efterfølgende runde(r).

Alle de handlinger, der er beskrevet ovenfor (se afsnittet " "My Invitations" (mine opfordringer)), ), kan udføres af PCoCo eller CoCo'er for det pågældende emne (opfordring eller bud). Bemærk venligst, at der kun kan være én PCoCo pr. opfordring eller bud.

For at tilføje/fjerne roller i forbindelse med et bud, skal du følge nedenstående trin:

  En CoCo, der tilføjes som beskrevet ovenfor, efter at den ordregivende myndighed har sendt en opfordring til en efterfølgende forhandlingsrunde, vil ikke kunne afgive bud i den pågældende runde. Kun PCoCo/CoCo'er som har modtaget opfordringen, eller CoCo'er der er blevet tilføjet via Action-knappen "Administrer roller" på opfordringen, vil kunne afgive bud.

"My notifications" (mine meddelelser)

PCoCo/CoCo'en kan få adgang til denne side ved at klikke på klokkeikonet øverst til højre på skærmen, efter vedkommende er logget ind på Funding & Tenders-portalen.

På denne side kan PCoCo/CoCo'en finde følgende formelle meddelelser:

• Invitation to submit a (revised) tender (opfordring til at afgive et (revideret) bud)
• Reminder about the approaching submission deadline for a procedure (påmindelse om den forestående indsendelsesfrist for en procedure)
• Usage of the organisation's PIC for a submission (anvendelse af organisationens PIC for et bud)
• Submission Receipt (bevis på, at et bud er blevet indsendt)
• Withdrawal Receipt (bevis på, at et bud er blevet trukket tilbage)
  
• Documents are updated for a procedure (opdaterede dokumenter for en procedure)
• The restricted Q&A are published (Q&A med begrænset adgang)
• An announcement is published by the contracting authority (meddelelse fra den ordregivende myndighed)
• Procedure details are updated (tender deadline, title, description, etc.) (ajourføring af oplysninger om proceduren (udbudsfrist, titel, beskrivelse osv.))

I fanen Preferences (favoritter) under Manage all notifications (administrer mine meddelelser) (i bunden af listen over meddelelser) kan du som PCoCo/CoCo vælge, hvor ofte du vil modtage meddelelser pr. e-mail fra Funding & Tenders-portalen. Uanset hvad du vælger, vil du altid kunne se dine meddelelser under My Notifications .

"My Formal Notification(s)" (Mine formelle meddelelser) 

Dette afsnit, i navigationsmenuen  til venstre, anvendes i øjeblikket ikke i forbindelse med udbudsprocedurer.

  Du kan finde kvikguiden til udbud med forhandling og andre udbudsprocedurer på alle EU's officielle sprog i vores Kvikguide-afsnit på eSubmission .