(Onderhandelingsprocedures, mededingingsprocedures met onderhandeling zonder oproep)
De snelle gidsen zijn herzien om de meest recente functies en functionaliteiten in de workflow op te nemen. Deze bijgewerkte versie is momenteel alleen in het Engels beschikbaar. Vertalingen in alle EU-talen zullen binnenkort beschikbaar zijn.Ga naar de eerste ronde van de procedure voor richtsnoeren over hoe de oorspronkelijke inschrijving moet worden ingediend.
Deze richtsnoeren zijn van toepassing op alle volgende ronde(s) van de onderhandelingsprocedures en mededingingsprocedures met onderhandeling, zonder oproep tot mededinging waarin de aanbestedende dienst u heeft verzocht een herziene inschrijving in te dienen via eSubmission (let op: de aanbestedende dienst kan besluiten u niet te verzoeken uw inschrijving te herzien of te verzoeken dat uw herziene inschrijving buiten eSubmission wordt ingediend). Voor meer informatie over de indiening van initiële inschrijvingen in onderhandelingsprocedures, zie het deel over de eerste ronde van onderhandelingsprocedures.
Als ondernemer kunt u:
Lees de systeemvereisten door.
Deze staan op de beginpagina van de applicatie eSubmission en in de rubriek Bijlagen op de pagina Partijen (Parties).
Als u hulp nodig heeft, kunt u van 08:00 tot 20:00 Midden-Europese tijd (MET/MEZT) contact opnemen met het supportteam.
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Het supportteam werkt alleen in het Engels.
Uitnodigingen en inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal
Als de aanbestedende dienst besluit u uit te nodigen een herziene inschrijving in te dienen, ontvangt u:
De uitnodigingsmail en het bericht worden gestuurd naar:
De berichten zijn toegankelijk via het financierings- en aanbestedingsportaal. My notifications
Uitnodiging(en) (Invitation(s)) bekijken
In de uitnodigingsmail ontvangt u een link naar de rubriek My Invitation(s) op het financierings- en aanbestedingsportaal – u moet zich aanmelden met uw EU Login. Als u nog geen EU Login-account heeft, zal het financierings- en aanbestedingsportaal dit automatisch voor u aanmaken. Zie de gedetailleerde toelichting hier.
U vindt de uitnodiging(en) in het navigatiemenu aan de linkerkant , onder My Invitation(s) . Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.
De uitnodiging tot het indienen van een herziene inschrijving voor (een) volgende ronde(s) is een afzonderlijke uitnodiging in de rubriek My Invitation(s). De uitnodiging maakt geen deel uit van de uitnodiging voor de oorspronkelijke ronde of een volgende ronde (indien van toepassing) voor de procedure. Deze uitnodiging bevat haar eigen gegevens en documenten (indien van toepassing) en een nieuwe indieningslink in het menu Action van de uitnodiging. De documenten van de vorige uitnodigingen zijn niet opgenomen in de nieuwe uitnodiging — ze kunnen nog worden geraadpleegd in de vorige uitnodigingen.
In het gedeelte “My Invitations”, kunt u de gegevens en documenten van de uitnodiging bekijken.
Klik op de link “See details” om:
Als er meerdere versies van een document zijn, ziet u de meest recente versie op het scherm. Om een oudere versie te bekijken, kunt u in het dropdownmenu de gewenste versie selecteren. U kunt ook de beschikbare vertalingen raadplegen (indien van toepassing).
Als de aanbestedende autoriteit het antwoord privaat verstrekt, verschijnt dit onder de rubriek “My Q&A”. Als het antwoord wordt gegeven aan alle kandidaten die worden uitgenodigd voor de procedure, verschijnt het onder de rubriek “Restricted Q&A”. Voor meer informatie, zie Hoe kunt u een vraag stellen en indienen op het financierings- en aanbestedingsportaal .
De inschrijving kan alleen worden gedaan in het gedeelte “My Invitation(s)”. Inschrijving(en) kan (kunnen) niet worden ingediend vanaf de pagina met details van de procedure.
Voor elke uitnodiging kunt u het referentienummer van de procedure, de status van de uitnodiging (ontvangen, bevestigd), de termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure, het soort procedure en de fase zien.
In het menu Action van de uitnodiging/inschrijving kunt u verschillende acties uitvoeren, afhankelijk van de status van de uitnodiging/inschrijving.
Voor uitnodigingen met de status Received:
Voor uitnodigingen met de status Acknowledged:
Als u begonnen bent met het voorbereiden van een inschrijving of al een inschrijving heeft ingediend, krijgt u de link Inschrijvingen (Submission(s)) te zien.
Met het menu Action rechts naast elke inschrijving kunt u afhankelijk van de indieningsstatus verschillende acties uitvoeren.
Voor inschrijvingen met de status Draft:
Voor inschrijvingen met de status Submitted:
Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:
Voor inschrijvingen met de status Deleted:
Om een herziene inschrijving voor een volgende ronde in te dienen, moet de PCoCo/CoCo eerst bevestigen dat de uitnodiging is ontvangen.
Nadat u de ontvangst van de uitnodiging heeft bevestigd, wordt u automatisch doorgestuurd naar eSubmission, waar u kunt beginnen met de indiening van uw inschrijving door op New submission te klikken.
Als u daar later mee wilt beginnen:
log in op het financierings- en aanbestedingsportaal.
ga naar My Invitation(s) en zoek de procedure.
klik in het menu Action van de procedure op Start new submission. U wordt dan doorgestuurd naar eSubmission.
In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen.
Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.
Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de button Submission documents links op het scherm te klikken.
In deze fase kan alleen de rubriek contactpersoon (Contact Person) worden bewerkt .
De gebruiker die in eSubmission begint met het verzoek om inschrijving kan zichzelf (de naam is reeds ingevuld) of een andere persoon als contactpersoon opgeven. Als die andere persoon geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijke EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor de EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.
De contactpersoon krijgt de rol PCoCo in het financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo) .
Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.
In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen ( alleen in het geval van de methode van gunning op basis van de laagste kosten of op basis van de laagste prijs ; in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.
Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsverslag worden opgenomen.
Nadat u op de button Save hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving.
Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op de button Next. Deze button is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.
Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.
eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op het scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.
Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de button Next om door te gaan.
Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Submit . Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.
Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.
NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.
Er wordt een bericht gestuurd naar het e-mailadres dat gekoppeld is aan de EU Login-account van de Primary Coordinator Contact ( PCoCo ) en van de Coordinator Contact(en) ( CoCo ) die in de inschrijving zijn vermeld. Deze e-mail bevat een link naar het financierings- en aanbestedingsportaal , waar de indieningsbevestiging beschikbaar is.
De EU Login-account die gekoppeld is aan het e-mailadres waarnaar de uitnodiging is verzonden, krijgt de rol van Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de uitnodiging.
Via de button “Manage Roles” (zie hieronder) kan de PCoCo andere personen van zijn organisatie toevoegen als Coördinator Contact (CoCo) voor de uitnodiging.
De contactpersoon die bij de indiening van de herziene inschrijving in eSubmission is vermeld, krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) voor de indiening en de uitnodiging voor de volgende ronde(s). De gebruiker die de inschrijving indient (indien verschillend van de contactpersoon in de inschrijving) krijgt de rol Coordinator Contact (CoCo) voor de indiening en de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s), tenzij de rol door de PCoCo/een andere CoCo van de indiening is verwijderd in de periode tussen de opening van de inschrijving door de aanbestedende dienst en de ontvangst van de uitnodiging voor (een) volgende ronde(s).
Alle hierboven beschreven acties (zie gedeelte “My Invitations”” ) kunnen worden uitgevoerd door de PCoCo of CoCo’s van het desbetreffende onderdeel (uitnodiging of indiening). My Invitation(s) section Er kan slechts één PCoCo per uitnodiging of inschrijving zijn.
Volg de onderstaande stappen om rollen bij een indiening toe te voegen/te verwijderen:
1. | Klik onder het dropdownmenu Action rechts van de indiening van de oorspronkelijke inschrijving op de optie Manage Roles. |
2. | Klik op de knop Edit Roles. |
3. | Om een nieuwe CoCo toe te voegen, klikt u op de button Add Roles. |
4. | Om een CoCo te verwijderen, klik op het pictogram “delete” naast de desbetreffende naam. |
CoCo’s die zoals hierboven beschreven worden toegevoegd nadat de aanbestedende dienst een uitnodiging voor een volgende onderhandelingsronde heeft verstuurd, kunnen in die ronde geen inschrijving indienen. Alleen PCoCo/CoCo’s die de uitnodiging al hebben ontvangen of CoCo’s die zijn toegevoegd via de button “Manage roles” op de uitnodiging kunnen een inschrijving indienen.
De PCoCo/CoCo krijgt toegang tot dit gedeelte door op het pictogram met de klok rechts bovenaan het scherm te klikken na aanmelding op het financierings- en aanbestedingsportaal.
Hier vindt de PCoCo/CoCo de volgende berichten:
In het tabblad Preferences onder Manage all notifications (onderaan de lijst met berichten) kan de PCoCo/CoCo kiezen hoe vaak hij/zij e-mailberichten van het financierings- en aanbestedingsportaal wil ontvangen. Ongeacht uw keuze zijn al uw berichten altijd beschikbaar in de rubriek Mijn berichten (My notifications) .
Dit gedeelte in het navigatiemenu aan de linkerkant blijft leeg, aangezien het momenteel niet wordt gebruikt voor aanbestedingsprocedures.
De handleiding voor onderhandelingsprocedures en andere aanbestedingsprocedures kan in alle officiële talen van de EU worden geraadpleegd in de Quick guides eSubmission .